Julkisista hankinnoista valittaminen on melko yleistä kansanhuvia tässä maassa. IT-alalla sitä tekevät jopa asiakkaat itsekin. Silti useimmat valittamisen aiheet eivät oikeasti ole totta.

Tai siis, onhan se totta, että julkisia hankintoja tehdään usein todella kummallisilla ja jäykillä kilpailutuksilla, mutta aika harvoin se oikeasti on hankintalain vika. Hankintalaki itse asiassa sallii ja jopa kannustaa hyvin monenlaisiin kilpailutustapoihin.

Julkinen puoli voi ostaa ketterää sovelluskehitystä, jos haluaa. Itse asiassa ketterän ohjelmistokehityksen ostaminen on suorastaan helppoa verrattuna moniin muihin tietojärjestelmäkilpailutuksien osa-alueisiin.

Esimerkiksi North Patrolin Virpi Blom on tehnyt ansiokkaan artikkelin tyypillisimmistä tavoista miten julkishallinnossa voidaan kilpailuttaa digitaalisten palveluiden hankintoja – eikä yksikään tuossa artikkelissa esitetyistä malleista ole varsinaisesti rakettitiedettä. Työtä ja tarkkuutta kyllä vaaditaan, mutta ei tohtorin tutkintoja.

Tuon ansiokkaan artikkelin voi kuitenkin (hieman mutkia oikoen) kiteyttää yhteen asiaan: Julkisen organisaation hankintayksikkö ei saa neuvotella tarjouksien sisällöistä kilpailun viimeisen vaiheen ollessa käynnissä.

Piste.

Ei ole muita eroja.

Esimerkiksi me North Patrolissa sovellamme paljon aivan samoja menetelmiä ja prosesseja yksityisellä ja julkisella puolella. Ei julkinen puoli tarvitse meidän mielestämme mitään erityiskohtelua. Kilpailutamme Valmetin verkkopalvelu-uudistuksen aivan samalla kokonaisprosessilla kuin Metsähallituksen verkkopalvelut. Ja hyvä tulee.

Hankintalaki ei salli neuvotteluja viime metreillä

Ainut ero todellakin on vain siinä, että kun julkisella puolella se lopullinen tarjouspyyntö on lähetetty, sen sisällöistä ei voi neuvotella suullisesti – tai muutenkaan – tarjoajien kanssa, eikä toimittajia voi tavata ja yksityiskohdista jutella.

Tämä on ainut kohtuullisen iso ero yksityisen puolen kilpailutuksiin. Yksityisellä puolella parhaat kandidaatit yleensä tavataan muutaman tunnin tapaamisissa, ja lopullinen päätös tehdään vasta tapaamisten jälkeen. Joskus neuvotteluja voidaan tietysti jatkaa, ja tarjousten sisältöä säätää, mutta aika harvoin lopulta.

Tämä ”viimeinen pullansyöntikierros” ei hyvin tehdyissä kilpailutuksissa ole kuitenkaan kovin merkittävä kokonaisuuden kannalta edes yksityisellä puolella. Yksityisellä puolella jopa suhtaudutaan joskus loppuvaiheen kierroksiin tiukemmin tarjouskilpailuina kuin julkisella puolella. Moni iso konserni tekee lopullisen valinnan hyvin vahvasti tarjousten perusteella, ei viimeisen palaverin fiilisten pohjalta.

Voisikin jopa julmasti sanoa, että viimeisen vaiheen palaverien perään itkevät ihmiset ovat yleensä niitä, jotka ovat tottuneet tekemään melko huonoja tarjouspyyntöjä (tai tarjouksia) – ja siksi heidän täytyy korjailla virheitään pitkin matkaa, säätää matkan varrella jo kertaalleen sovittuja asioita, ja keksiä perusteluita valinnoilleen viime hetkessä. Noh, ehkä vähän julmasti sanottu, mutta siltä välillä tuntuu.

North Patrol esimerkiksi suosittelee eniten julkishallinnon asiakkailleen avointa menettelyä ja kilpailullista neuvottelumenettelyä. Kummassakin menettelyssä on tärkeätä ymmärtää hankinnan kohde ja markkinan tarjonta varsin hyvin ennenkuin lopullinen tarjouspyyntö lähtee liikkeelle.

Esimerkiksi kilpailullinen neuvottelumenettely on erityisen hyvä prosessi, jos halutaan arvioida erilaisia teknisiä toteutusmalleja tai tuotteita, ja saada ehdotuksia toimittajilta projektin laajuuden ja vaatimusten lopulliseen muotoon.

Yksityisellä puolella eniten käyttämämme kilpailutusmenetelmät ovat aivan samat. Yksityisellä puolella niitä ei toki kutsuta noilla nimillä, mutta prosessit ovat hyvin samoja. Isoimmat erot ovat siinä, kuinka paljon toimittajia tavataan ennen lopullisen tarjouspyynnön lähettämistä. Jotkut projektit tarvitsevat enemmän neuvottelua ja erilaisten ratkaisumallien arviointia, toiset vähemmän.

Tärkeimmät neuvottelut tapahtuvat ennenkuin lopullinen tarjouspyyntö on liikkeellä

Hyvin valmisteltu ja läpiviety kilpailutus ei tarvitse ylenpalttisesti pullansyöntiä viime metreillä. Toki niitä toimittajia pitää tavata ja heidän eri lähestymistavoistaan jutella, mutta se tapahtuu hyvässä kilpailutuksessa hyvin aikaisessa vaiheessa – joko ennen tarjouspyynnön kirjoittamisen aloittamista tai sitten ensimmäisen luonnoksen kirjoittamisen jälkeen.

Pullansyönti tarjouskierroksen loppumetreillä on enää pintahiontaa. Hyvässä kilpailutuksessa 2-3 parasta kandidaattia ovat kaikki loistavia valintoja, ja hyvän lopputuloksen saisi näistä kenen kanssa tahansa. On itse asiassa todella tyypillistä, että kun kilpailutamme projekteja vaikkapa Atrialle tai Metsolle, kaikki finaaleihin pääsevät kandidaatit ovat loistavia kandidaatteja. On tietysti kiva tavata tiimiä, ja saada tuntumaa henkilökemioihin, mutta mitenkään kriittisiä nämä tapaamiset eivät ole isossa kuvassa.

Älkää siis hyvät asiakkaat itkekö viime metrien tapaamisten perään. Tavatkaa toimittajia ennen lopullisen tarjouspyynnön lähettämistä – joko epävirallisesti teknisenä vuoropuheluna tai osana kilpailullisen neuvottelumenettelyn tapaamisia. Ja ennenkaikkea: ottakaa selvää markkinasta ennenkuin aloitatte virallisen prosessin.

Kun ymmärrätte mitä olette tekemässä, valitkaa kilpailutusmenetelmä ja tehkää hyvä tarjouspyyntö. Sillä tavalla löytyy hyvä kumppani ja syntyy hyvä lopputulos, niin julkisella kuin yksityisellä puolella.

Syötä sähköpostiosoitteesi, niin voit seurata tätä blogia ja saat ilmoituksia uusista julkaisuista sähköpostitse.