Vuoden alusta voimaan tullut uusi hankintalaki sisältää edelleen yhden North Patrolin asiakkaita aika ajoin kummastuttavan menettelyn, eli rajoitetun menettelyn. Rajoitettu menettely on yksi hankintalain sallima temppu, jota voidaan soveltaa useiden eri hankintamenettelyjen yhteydessä. Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan prosessia, jolla julkiseen kilpailutukseen osallistuvat tarjoajat ”esikarsitaan” ennenkuin varsinainen tarjouspyyntö lähetetään karsinnasta läpi päässeille kandidaateille.

Jostain syystä jotkut pitävät tätä mallia kiinnostavana, ja siksi siitä meiltäkin aika ajoin kysellään, tai ehdotetaan sen käyttämistä kilpailutuksessa. North Patrolin kanta tähän menettelyyn on kuitenkin varsin yksiselitteinen: Rajoitettu menettely aiheuttaa enemmän ongelmia kuin parantaa kilpailutuksen laatua.

Tarjouksia tulee harvoin liikaa

Ensinnäkin, rajoitettu menettely on tarkoitettu tilanteisiin, joissa tarjouksia voi tulla jopa sadoittain. Esimerkiksi rakennustarvikkeiden tai erilaisten raaka-aineiden hankinnassa voi todellakin tarjouksia tulla useita satoja, ja tällöin valituin kriteerein tehtävä esikarsinta säästää työtä hankintayksiköltä ja tarjoajilta. Ajatus rajoitetun menettelyn takana on siis oikein hyvä, mutta käytännössä tietojärjestelmien alalla ei ole juuri koskaan tilanteita joissa potentiaalisia tarjoajia olisi useita satoja. Käytännössä asia on yleensä ihan päinvastoin, hyviä tarjouksia on välillä vaikea saada edes kourallista. North Patrolissakaan emme ole nähneet montaa kilpailutusta johon olisi tullut useita kymmeniä hyväksyttyjä tarjouksia. Yleensä Suomessa puhutaan korkeintaan 10-20 hyväksytystä, laadukkaasta tarjouksesta.

Ennakkokarsinta voi osua vääriin kandidaatteihin

Toisekseen, rajoitetun menettelyn avulla voi herkästi rajata ulos hyviä kandidaatteja ja päätyä ottamaan kilpailutukseen mukaan siihen huonosti soveltuvia kandidaatteja. Rajoitettu menettely on syytä tehdä kohtuullisen kevyenä, koska kyse on vasta tarjousprosessin ensimmäisestä vaiheesta. Täten tässä esikarsintavaiheessa ei vielä ole tarkoituksenmukaista kertoa aivan kaikkea hankinnan kohteesta ja lopullisen kilpailutuksen yksityiskohdista. Tämä taas voi helposti johtaa tilanteeseen jossa potentiaalisesti hyvät kandidaatit eivät joko pääse kriteereistä läpi tai eivät viitsi jättää hakemusta kun eivät vielä tiedä millainen se lopullinen tarjouspyyntö tulee olemaan. Tällä menettelyllä siis käytännössä helposti rajaa etenkin hyviä pienempiä kandidaatteja pois kisasta aivan turhaan. Isot IT-alan firmat taas lähtevät kisaan mukaan aivan varmasti, koska heillä on myyntimiehet joiden perusduunia on tällaisten kuponkikierrosten hoitaminen.

Pakollisia kriteereitä voi asettaa kaikissa menettelyissä

Kolmanneksi, rajoitettu menettely ei ole suinkaan ainut tapa asettaa kelpoisuuskriteereitä. Kaikissa hankintamenettelyissä voidaan asettaa pakollisia kriteereitä, jotka tarkistetaan ennenkuin koko tarjouspakettia ryhdytään arvioimaan. Täten jos halutaan rajata tarjouskierrokseen hyväksyttäviä kandidaatteja, niin rajaukset voidaan tehdä myös ilman rajoitettua menettelyä. Raskaammat menettelyt, kuten neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely ja innovaatiokumppanuus, alkavat myös aivan samankaltaisella prosessilla kuin rajoitettu menettely, joten todella isojen hankintojen kohdalla rajoitettu menettely ei ole lainkaan tarpeellinen. Rajoitettua menettelyä käytetäänkin käytännössä lähinnä avoimen menettelyn esikarsintavaiheena, jolloin se tuo lähinnä ylimääräisen byrokratiakierroksen tavallisen avoimen menettelyn eteen.

Ylimääräinen kuponkikierros vie aikaa ja rahaa

Neljänneksi, rajoitettu menettely vaatii työtä siinä missä mikä tahansa kilpailutusprosessi. Hankinnan kohde pitää kuvata, kriteerit pitää asettaa ja prosessi pitää pyöräyttää asiallisesti läpi. Tarjoajillekin pitää jättää aikaa tehdä hakemuksensa, joten esikarsintakierros on nopeimmillaankin kahden kuukauden prosessi. Investoidun ajan ja vaivan vastineeksi ei kuitenkaan saa kovin paljon, koska tämän jälkeen tehtävä avoin menettely (tai jokin muu menettely) pitää silti tehdä aivan samojen sääntöjen mukaan.

Käytä vain poikkeustapauksissa

Parhaat syyt käyttää rajoitettua menettelyä ovatkin aika harvinaisia. Joskus rajoitettu menettely voi olla perusteltu, jos ei haluta julkaista tarjouspyyntöä kokonaisuudessaan avoimesti verkossa. Tämä ei ole kuitenkaan kovin hyvä perustelu, ellei ole kyse vaikkapa puolustusvoimien hankinnasta. Joskus voi myös olla tilanteita, joissa potentiaalisia kandidaatteja on vain yksinkertaisesti paljon, ja perustellusti pelätään erittäin raskasta tarjousten arviointiprosessia. Verkkopalveluiden alueella tällaista tilannetta on kuitenkin vaikea kuvitella. Ehkä joku perustietotekniikan hankinta (esimerkiksi joidenkin peruspalvelimien ylläpito) voisi olla sellainen, jossa potentiaalisia tarjoajia voisi olla useita kymmeniä, ja rajoitettu menettely voisi järkevöittää prosessia kaikkien osapuolten näkökulmasta.

North Patrolissa olemme käyttäneet rajoitettua menettelyä hyvin harvoin, emmekä usko, että käytämme sitä enää jatkossa. Meidän kokemuksemme ja asiantuntijuudemme perusteella katsomme sen tuovan lähinnä ylimääräistä byrokratiaa hankintaprosesseihin verkkopalveluiden ja digitaalisten palveluiden alueella.

Lisää hankintalaki-asiaa: