Uusi hankintalaki: Miten verkkopalvelun ostaminen muuttuu?

18.1.2017

Sami Kalanen

Hankintalain soveltamisen kynnysarvo nousee

Uuden hankintalain myötä tavaroiden ja palveluiden hankintojen kansallinen kynnysarvo kaksinkertaistuu 30 000 eurosta 60 000 euroon. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että alle 60 000 euron ns. pienhankinnoissa ei tarvitse noudattaa hankintalain määräyksiä eikä niitä tarvitse julkaista HILMA-palvelussa.

Verkkopalveluhankintoihin tämä tuo paljon uutta joustoa. Hankintojen valmisteluvaiheessa voidaan ostaa pienhankintoina monipuolisesti erilaisia suunnittelu- ja konsultointipalveluita, kuten esiselvityksiä, konsepti- ja sisältösuunnittelua tai määrittelytyötä.

60.000 euron budjetilla pystytään jo myös hankkimaan kokonaisia toteutusprojekteja pienille verkkosivustoille, kampanjasivustoille tai vaikkapa perustason intranetille. Toteutusprojektien oletettua arvoa laskettaessa on kuitenkin laskelmaan sisällytettävä toteutetun kokonaisuuden ylläpitokustannukset sopimuskaudella (yleensä 4 vuotta), mikäli ne hankitaan samalta toimittajalta. Pienhankintojen piiriin soveltuvatkin edelleen vain ne verkkopalveluprojektit, joissa verkkopalvelun toteuttajataholta hankittavat käyttöpalvelu- ja ylläpitokustannukset jäävät hyvin pieniksi.

Uuden kilpailutusrajan myötä tulee varmasti yleistymään malli, jossa verkkopalveluhanke viedään läpi useamman erillisen pienhankinnan yhdistelmänä. Esim. Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä toteutti verkkopalvelunsa pienhankinnoilla jo vanhojen kynnysarvojen aikana.

Kansallisten hankintojen sääntely vähenee

Uusi hankintalaki määrittelee entistä tarkemmin EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa käytettävät hankintamenettelyt. (Hankintayksiköstä riippuen EU-kynnysarvo on joko 135.000€ tai 209.000€.)

Sen sijaan kansallisten hankintojen eli kansallisen kynnysarvon ylittävien mutta EU-kynnysarvon alittavien hankintojen osalta sääntely kevenee uuden lain myötä huomattavasti. Uudessa laissa ei itse asiassa määritellä käytettävää kansallista hankintamenettelyä lainkaan, vaan hankintayksikkö voi halutessaan käyttää samanlaisia menettelyjä kuin EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, mukauttaa niitä, tai se voi käyttää myös sellaista menettelyä, jonka se on itse määritellyt.

Mukautettu hankintaprosessi mahdollistaa esim. toimittajien tapaamisen ja neuvottelut osana valintaprosessia. Hankintayksikön on tällöin kuvattava hankintamenettely sekä neuvottelujen merkitys ja arviointikriteerit yksiselitteisesti tarjouspyynnössä.

Joustavilla menettelyillä on myös kääntöpuolensa: Itse määritellyissä menettelyissä hankintayksikkö ottaa aina riskin siitä, että joku valittaa siitä, että menettely ei ole laillinen. Markkinaoikeuteen voikin tulla uuden lain myötä caseja, joissa punnitaan käytännössä, miten lain määräys hankintamenettelystä tulee tulkita: "Hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen."

Uudet hankintamenettelyt erityistapauksiin

Uuden hankintalain myötä EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin tulee kaksi kiinnostavaa uutta hankintamenettelyä, innovaatiokumppanuus ja dynaaminen hankintajärjestelmä.

Innovaatiokumppanuuden tavoitteena on innovatiivisen ratkaisun kehittäminen ja kehitystyön pohjalta toteutettavan ratkaisun hankkiminen. Innovaatiokumppanuusmenettelyä voidaan käyttää, jos hankintayksikön tarvetta ei voida täyttää hankkimalla markkinoilla jo saatavilla olevia tavanomaisia ratkaisuja.

Innovaatiokumppanuusmenettelyssä hankintayksikkö kilpailuttaa neuvottelumenettelyn kaltaisesti yhden tai useamman innovaatiokumppanin innovatiivisen hankkeen ensimmäisen vaiheen tutkimus- ja kehittämistoimintoihin. Hankkeen edetessä hankintayksikön ei tarvitse järjestää uutta tarjouskilpailua kehitystyön tulosten hankinnassa, jos hankinta tehdään menettelyyn otetuilta kumppaneilta.

Innovaatiokumppanuus on jaettava peräkkäisiin vaiheisiin, jotka vastaavat tutkimus- ja innovaatioprosessin eri vaiheita. Hankintayksikkö voi kumppanuuden tavoitteiden perusteella kunkin vaiheen jälkeen päättää innovaatiokumppanuuden. Jos innovaatiokumppanuus on perustettu useiden toimittajien kanssa, hankintayksikkö voi vähentää kumppanien lukumäärää päättämällä yksittäisiä kumppanuutta koskevia hankintasopimuksia.

Suurimmalle osalle verkkopalveluhankinnoista innovaatiokumppanuusmenettelyn prosessi on aivan liian raskas, mutta se voi olla hyvä menettely aidosti uutta luovalle miljoonaluokan kehittämishankkeelle.

Dynaaminen hankintajärjestelmä on rajatun menettelyn ja pitkäkestoisen puitejärjestelyn eräänlainen välimalli. Hankintajärjestelmä on ikään kuin jatkuvasti auki oleva rajoitetun menettelyn karsintavaihe, jonka läpäisseiden toimittajien kesken voidaan tehdä useita kilpailutuksia tarpeen mukaan rajoitettuna menettelynä.

Hankintayksikkö voi perustaa dynaamisen hankintajärjestelmän julkaisemalla siitä rajoitettua menettelyä koskevan hankintailmoituksen. Kaikki kiinnostuneet toimittajat voivat pyytää koko menettelyn keston ajan oikeutta osallistua hankintajärjestelmään, ja hankintayksikön on hyväksyttävä mukaan kaikki ehdokkaat, jotka täyttävät hankintailmoituksessa soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Yksittäisen verkkopalveluprojektin kannalta dynaaminen hankintajärjestelmä on turhan raskas menettely, ja sitä koskevat tavallisen rajoitetun menettelyn huonot puolet. Dynaaminen hankintajärjestelmä voi kuitenkin olla toimiva malli, jos tiedetään, että tulevien vuosien aikana tullaan hankkimaan tietyn tyyppisiä projekteja ja osaamista jatkuvasti, mutta ei haluta sitoutua puitejärjestelyllä pitkäksi aikaa samoihin yhteistyökumppaneihin.

Hankintojen jakaminen osiin lähtökohtana

Yhtenä lakiuudistuksen tavoitteena on ollut parantaa etenkin pk-yritysten mahdollisuuksia osallistua julkisiin hankintoihin ja tarjota enemmän mahdollisuuksia tarjota vain osaa hankittavasta kokonaisuudesta.

Hankintayksikkö voi jakaa hankinnan erillisiin osiin ja määritellä kyseisten osien koon ja kohteen. Hankintayksikön on ilmoitettava hankintailmoituksessa, voiko tarjouksen antaa yhdestä, useammasta vai kaikista osista, ja kuinka moneen osaan sama tarjoaja voi tulla valituksi. Jos hankintayksikkö ei jaa EU-kynnysarvon ylittävää hankintaa osiin, sen on esitettävä jakamatta jättämisen perustelut hankintaa koskevissa asiakirjoissa.

Tarjouspyynnöt ja tarjoukset sähköisessä muodossa

Uudessa laissa tarjouskilpailun määräaikoja on lyhennetty. Hankintojen läpiviennin nopeuttamiseksi laki edellyttää, että EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tarjouspyyntöjen tulee olla kaikkien saatavilla sähköisesti ja hankintamenettelyssä käytetään sähköistä tiedonvaihtoa.

Yksinkertaisimmillaan tämä tarkoittaa sitä, että hankintailmoitus ja tarjouspyyntömateriaali julkaistaan Hilmassa, ja että tarjousten jättäminen ja muu hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto tapahtuu sähköpostilla. Sähköinen yhteydenpito voi tapahtua myös esim. sähköisen hankintajärjestelmän välityksellä.

Vaikka sähköisen tiedonvaihdon vaatimus astuu voimaan vasta lähes kahden vuoden siirtymäajan jälkeen, ja vaikka se ei koske EU-kynnysarvon alittavia hankintoja, kannattaa kaikissa hankinnoissa siirtyä paperittomaan toimintaan viimeistään tässä vaiheessa.

Toimittajaa koskevat vaatimukset ESPD-asiakirjaan

EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa tarjouspyyntöön pitää uuden lain mukaan liittää vakiolomakkeen mukainen yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD-asiakirja), jolla tarjoajat vastaavat taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä soveltuvuutta ja ammatillista pätevyyttä sekä muita soveltuvuusvaatimuksia koskeviin kysymyksiin.

Tarjoajien ei tarvitse liittää tarjouksiinsa viranomaistodistuksia, vaan pelkkä ESPD-lomakkeella tehty vakuutus riittää tarjousvaiheessa. Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on esitettävä viranomaistodistukset.

Verkkopalvelun kilpailuttaminen käytännössä

Uuden lain myötä moni yksityiskohta muuttuu ja tarkentuu, mutta pääosin julkisten hankintojen käytännön läpivienti säilyy ennallaan. Varsinkaan isojen, EU-kynnysarvon ylittävien verkkopalveluhankkeiden osalta juuri mikään ei muutu.

Me North Patrolissa suosittelemme, että ainakin nyt aluksi myös kansallisissa hankinnoissa käytettäisiin edelleen EU-kilpailutuksista säädettyjä hankintamenettelyjä (esim. avoin menettely), sillä niiden osalta on olemassa selkeä lakiteksti ja olemassa oleva oikeuskäytäntö.

Käytännössä merkittävin muutos on, että suuri joukko kansallisia, aiemmin julkisia hankintoja, muuttuu hankintalain ulkopuolella tapahtuviksi pienhankinnoiksi, kun kynnysarvot nousevat 30 000 eurosta 60 000 euroon.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Fiksu kilpailutus
• Julkisten hankintojen konsultointi
• Tietosivustot