Helsingin Messukeskus käynnisti verkkosivustonsa uudistuksen vuonna 2014. Silloiset SharePoint 2007 -alustalle toteutetut sivut eivät enää palvelleet asiakkaita toivotulla tavalla, ja tekninen alustakin oli vanhenemassa.

Tavoitteena oli korvata vanha SharePoint-ratkaisu modernilla ja helpommin ylläpidettävällä verkkopalvelukokonaisuudella sekä messukävijöille että näytteilleasettajille. Messukävijöille haluttiin tarjota inspiroivaa ja aktivoivaa sisältöä ennen messuja, niiden ajan ja niiden jälkeen, ja houkutella jakamaan kokemusta myös muiden kanssa.

Uudistettava kokonaisuus oli laaja, siihen kuului paitsi Messukeskuksen julkiset verkkosivut, myös paljon messujen erillisiä minisivustoja sekä laajassa käytössä oleva extranet, jonka avulla näytteilleasettajat pystyivät tilaamaan erilaisia tarvikkeita, kalusteita ja palveluja osastoilleen.

Hallittavuutta palastelemalla

Lähtöasetelma oli haastava. Erilaisia sisältöjä ja messukohtaisia minisivustoja on verkkopalvelussa runsain määrin, samoin erilaisia käyttäjäryhmiä ja -käyttötilanteita. Erityisesti extranetin osalta valtaosa sisällöistä hallitaan Messukeskuksen taustajärjestelmissä, joten intregraatioitakin tarvitaan mittava määrä.

Ilmassa leijui paljon avoimia kysymyksiä. Minkälaisia vaiheita ja osakokonaisuuksia uudistukseen sisältyy? Miten ne sijoittuisivat aikajanalle? Mitä uudistus voisi maksaa? Minkälaisia teknologioita siinä kannattaisi käyttää? Miten vanhat ja uudet verkkopalvelut voisivat elää rinnakkain niin, ettei jo työn alla olevien tapahtumien valmistelu ja toteutus kärsisi?

North Patrol kutsuttiin avuksi laatimaan hankkeelle selkeä tiekartta, jossa vastattiin näihin kysymyksiin ja laitettiin osaprojektit selkeään järjestykseen. Syntyi ensimmäinen hahmotelma siitä, minkälaisia vaiheita uudistukseen sisältyy ja minkälaisissa osaprojekteissa uudistus kannattaisi viedä läpi. Lisäksi laadittiin karkea arvio kustannuksista projektin eri vaiheissa.

– Olemme harpanneet digitaalisuudessa viime vuosina aivan uudelle tasolle. Vastikään lanseerasimme ensimmäisenä maailmassa yleisölle avoimen, suurten tilojen AR-sovelluksen [Augmented Reality, lisätty todellisuus]. AR-maailmassamme on jo ensimmäisistä tapahtumista lähtien ollut myös kaupallisia kumppaneita mukana. Ennen tällaisia innovaatioita satsasimme niin sanotun perusinfran tasonnostoon ja uudistimme verkkosivut sekä yritysasiakkaiden palvelukanavan. Perusinfra on merkittävässä roolissa liiketoiminnan kannalta ja digitaalinen läsnäolo on yhä enemmässä määrin yrityksen käyntikortti. Tästä syystä tarvitsimme kumppanin, jonka kanssa pystyimme katsomaan kokonaisuutta, kertoo Suomen Messujen markkinointi- ja viestintäjohtaja Maria Mroue.

Messukeskukselta mukana oli alusta asti todella sitoutunut projektiryhmä, joka edusti kattavasti Messukeskuksen organisaatiota. Koko projektiryhmällä oli yhteinen tahtotila toteuttaa uusi verkkopalvelu entistä laadukkaammin ja käyttäjiä paremmin palvelevana. Tiekartta saatiinkin tehtyä varsin ripeässä tahdissa keväällä 2014, noin kuukauden mittaisena rutistuksena.

Tässä vaiheessa jo todettiin, että kokonaisuutta ei kannata toteuttaa yhdellä monoliittisella järjestelmällä, vaan uudistus on hyvä palastella pienempiin, paremmin hallittavissa oleviin osakokonaisuuksiin. Näin myös uudistaminen on helpompi tehdä vaiheittain.

Uudistus päätettiin aloittaa huolellisella konseptisuunnittelulla. Konseptointityön tekemiseen Messukeskus valitsi kumppaneikseen Vapa Median (julkinen verkkopalvelu) ja Exove Designin (extranet).

Tapahtumien tiedot kuntoon

Tapahtumien järjestäminen alkaa usein jo vähintään puoli vuotta ennen varsinaista tapahtumapäivää. Tapahtumajärjestäjät hoitavat tilavaraukset, kalusteet ja palvelut osastoilleen Messukeskuksen extranetin kautta, mistä tilaukset siirtyvät Messukeskuksen CRM:ään. Ratkaisun ytimeksi suunniteltiin uusi asiointipalvelu – verkkokauppamainen palvelu, jonka kautta tapahtumajärjestäjät voivat hoitaa kaikki tapahtumaan liittyvät tilauksensa sekä omien tietojensa ja messuohjelmiensa päivitykset. Tämän osion toteutus päätettiin myös kilpailuttaa ensimmäisenä, ja apuna kilpailutuksessa oli North Patrol.

Tarjouskilpailun voitti Exove Oy innovatiivisella, modernilla ja kustannustehokkaalla ratkaisuehdotuksellaan. Järjestelmä päätettiin toteuttaa avoimen lähdekoodin Drupal-julkaisujärjestelmällä, johon otettiin mukaan osia Drupal Commerce -verkkokauppa-alustasta. Tapahtumajärjestäjien käyttöliittymän toteutukseen valittiin AngularJS-ohjelmistokehys, jotta käyttöliittymästä saataisiin mahdollisimman sulavasti toimiva.

Julkinen verkkopalvelu

Julkiset verkkosivutkaan eivät Messukeskuksen tapauksessa ole ihan peruskauraa. Messukeskuksen omat sivut esittelevät laajasti Messukeskusta, tulevia tapahtumia ja niihin liittyvää sisältövirtaa. Messuilla on lisäksi omia minisivustoja, joihin haetaan mm. näytteilleasettajien laatimat sisällöt asiointipalvelusta. Messusivuille suunniteltiin myös monipuolinen ”messukone”, joka avulla käyttäjä voi suunnitella oman messupäivänsä ohjelman ja poimia erilaisia tapahtuman sisältöjä omaksi ns. messupoluksi.

Tässäkin vaiheessa North Patrol avusti Messukeskusta määrittelytyön ja kilpailutuksen tekemisessä. Erityisesti messusivustojen monistettavuus ja ylläpidon helppous olivat syitä, joiden takia verkkosivustojen julkaisujärjestelmäksi valittiin jo määrittelyvaiheessa WordPress. Tarjouskilpailun voittajaksi nousi Evermade, joka vakuutti erityisesti ymmärryksellään tapahtumien järjestämisestä ja siihen liittyvästä liiketoiminnasta.

Integraatiot ovat aina vaikeita

Vaikka modernien julkaisujärjestelmien rajapinnat ovat yleisesti ottaen jo varsin hyvällä mallilla, eri järjestelmien väliset integraatiot ovat silti edelleen haastavia. Messukeskuksen sivustokokonaisuus on verkkopalveluksi poikkeuksellisen monimutkainen, joten Drupalin valmiiden rajapintojen lisäksi tarvittiin paljon uusia, vain Messukeskuksen tarpeita varten tehtyjä rajapintoja. Näiden tekeminen osoittautui oletettua työläämmäksi, mistä seurasi myös viivästyksiä aikatauluihin.

Vaikeudet kuitenkin lopulta voitettiin ja Messukeskuksen uusi sivustokokonaisuus julkaistiin keväällä 2016.

Hankkeen tiedot

eMessukeskus (messukeskus.com)

Teknologia-alustat: Drupal, WordPress
Hankinnan hintaluokka: 250 000 – 500 000 €

  • Kevät 2014 — Verkkopalvelukehityksen tiekartta (North Patrol)
  • Kesä-syksy 2014 — Julkisen verkkopalvelun ja asiointipalvelun sisältökonseptin suunnittelu (Vapa Media, Exove Design)
  • Kevät 2015 — Asiointipalvelun vaatimusten tarkentaminen, kilpailutus ja toimittajavalinta (North Patrol)
  • Kevät 2015-kevät 2016 — Asiointipalvelun suunnittelu ja toteutustyö (Exove)
  • Kesä 2015 — Julkisen verkkopalvelun vaatimusten tarkentaminen, kilpailutus ja toimittajavalinta (North Patrol)
  • Syksy 2015-Kevät 2016 — Julkisen verkkopalvelun suunnittelu ja toteutustyö (Evermade)
  • Kevät 2016 — Julkaisu

Kaipaatko neuvoa omaan verkkopalveluhankkeeseesi? » Ota yhteyttä!