Uuden hankintalain myötä kansallisten kynnysarvojen alle jäävien kilpailutuksien menettelyihin tuli merkittävästi lisää vapauksia, ja tämä on jo hieman näkynyt luovempina kilpailutusmenettelyinä mitä aiemmin on nähty.Esimerkiksi North Patrolin paljon käyttämä ratkaisukuvauksien pisteyttäminen on ollut käytössä nyt rohkeammin muillakin (usein aika suoraankin meidän tekemistä dokumenteista kopioiden), mutta sen soveltamisessa näkee myös varsin erilaisia suorituksia.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
8.6.2017
Esimerkiksi tällä hetkellä HILMA:ssa oleva Imatran kaupungin verkkosivuston kilpailutus hyödyntää samantyyppistä ratkaisukuvauksien pisteytystä mitä mekin usein käytämme (ja muutenkin dokumenteissa on varsin paljon North Patrolin tuottamista dokumenteista suoraan lainattua, vaikka North Patrol ei tässä kilpailutuksessa olekaan ollut mukana).
Imatran kaupungin kilpailutuksen laatupisteytyskysymykset toimivat kuitenkin nyt hieman varoittavana esimerkkinä, koska kysymyksien valinnassa on oltu varsin ”uteliaita”.
Osa kysymyksistä nimittäin kohdistuu asioihin, jotka eivät ole hankinnan kohteena. Yksi kysymys esimerkiksi kohdistuu mobiilisovelluksen toteutukseen, mutta mobiilisovellus ei ole hankinnan kohteen sisällä, vaan ainoastaan yhtenä listattuna vapaaehtoisesti hankintaan sisällytettävänä asiana (eli ei edes optiona).
Tässä on ainakin kolme kohtuullisen merkittävää ongelmaa:
- Laatupisteytyskysymys kohdistuu asiaan, jonka sisältöä ei ole lainkaan kuvattu. Yksittäinen excel-rivi aiheesta ”mobiilisovellus kaupunkilaisille” ei ole riittävä vaatimusmäärittely, jonka perusteella kukaan asiantuntija pystyy arvioimaan järkevästi ratkaisun toteutusmallia, saatika antamaan hinta-arviota (jota myös pyydetään). Täten vastaukset joita kysymykseen tullaan antamaan, eivät tule olemaan Imatran kaupungille kovinkaan relevantteja, koska vastaajat eivät yksinkertaisesti tiedä Imatran kaupungin suunnitelmista tai tilanteesta tarpeeksi voidakseen antaa mielekkäitä ratkaisuehdotuksia.
- Tällaiset kysymykset ja niihin annetut vastaukset eivät sido toimittajaa mihinkään, tai lisää mitenkään varsinaisen projektin onnistumisen todennäköisyyttä. Moni iso IT-talohan rekryää tuohon vastaamiseen vain jonkun kovan asiantuntijan omasta talostaan, vaikka tuo asiantuntija ei ikinä tule olemaan Imatran kaupungin kanssa missään tekemisissä vaikka toimittaja voittaisikin kilpailutuksen. Täten tällaisen vastauksen pisteytys ei lisää mitenkään todennäköisyyttä siihen, että valituksi tulee juuri tähän projektiin sopiva toimittaja. Käytännössä se lisää vain todennäköisyyttä siihen, että valituksi tulee iso IT-firma, jolla on resursseja vastailla pitkällisesti tällaisiin kysymyksiin.
- Miten vastaukset aiotaan pisteyttää? Jos joku mobiilisovellusten super-asiantuntija sitten kuitenkin vastailee kattavasti ja fiksusti esitettyyn kysymykseen, niin miten vastauksia aiotaan pisteyttää? Mikä on ”oikea vastaus” tai edes ”oikeansuuntainen” vastaus, jos kerran itse sovelluksen tavoitteista tai alustavistakaan suunnitelmista ei ole mitään tietoa? Miten voidaan arvioida ratkaisumallin soveltuvuutta Imatran kaupungin tarpeeseen, jos sitä tarvetta ei ole vielä määritelty mitenkään?
Laatupisteytyksessä saa toki käyttää asiantuntijan harkintaa ja arviointikykyä, mutta ilman riittävän taustatiedon tarjoamista kerjää itselleen vain vaikeuksia (tai jopa markkina-oikeutta).
Hankintalain näkökulmasta tällainen optioihin, jatkokehityskohteisiin tai valinnaisiin osuuksiin kysymyksien kohdistaminen ei ole mitenkään kiellettyä. Ihan mitä tahansa ei saa tietenkään kysellä, mutta optioihin ja jatkokehityskohteisiin kysymysten kohdistaminen on aivan sallittua.
Hyvän kilpailutuksen näkökulmasta sellainen on vain ns. tyhmää.
Valitettavasti tällainen on kuitenkin kohtuullisen yleistä, koska asiakkaat usein toivoisivat kumppanin osaavan paljon muutakin kuin mitä juuri sillä hetkellä ollaan kilpailuttamassa. Siksi tämä mobiilisovellushaaveilu onkin niin osuva esimerkki. Imatran kaupungin kannalta olisi varmasti ihanaa, jos valittava toimittaja olisi myös erittäin osaava mobiilisovellusten toteuttaja.
Valitettavasti tällainen ”kumpa se osaisi kaikkea” -ajattelu johtaa lähinnä ”eihän se osaa oikein mitään” -tulokseen. Mitä leveämmältä alueelta pyytää näkemyksiä, sitä todennäköisemmin voittajaksi päätyy jonkinlainen sekatavarakauppa-tyyppinen toimittaja.
Asiakkaiden kannattaisikin enemmän luottaa siihen, että on järkevämpää kilpailuttaa kumppaneikseen sellaisia toimittaija, jotka osaavat jotain osa-aluetta todella hyvin. Sillä tavalla projektit onnistuvat, valmistuvat aikataulussa ja budjetissa – ja sitten jää aikaa ja rahaa miettiä niitä muita hankkeita.
Eli kärjistäen, vaikka haaveilisit mobiilisovelluksen tekemisestä, ja aikoisit teetättää sen toimittajalla myöhemmin, niin jos et ole sitä juuri nyt ostamassa, niin sinun ei kannata kysyä mitään siihen liittyvää kilpailutuksessa.
Tämä on joskus meillekin North Patrolissa haastava asia tasapainotella, koska usein jatkokehityskohteiksi rajataan asioita, jotka olisivat todella hyviä laatuarvioinnin kohteita, mutta jos ne rajataan jatkokehityskohteiksi, niin niitä ei oikein kannata käyttää laatuarvioinnin kohteina. Joskus onkin joitain asioita siirretty osaksi perustoteutusta ihan sen takia, että niiden toteutustapa ja toimittajan kokemus vastaavista toteutuksista saadaan kunnolla osaksi kilpailutuksen laatuarviointia.
PS. Tämän jutun tarkoituksena ei ole piikitellä Imatran kaupungin kilpailutukselle, jossa on paljon hyvääkin, vaan auttaa julkishallinnon omatoimisia kilpailuttajia tekemään parempia kilpailutuksia.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
