1.9.2017

Siinä, missä moni oppilaitos on verkkosivu-uudistuksen edessä uuden ammatillisen reformin myötä, jossa opintoja ei enää jaotella nuorten ja aikuisten välillä, Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia uudisti verkkosivunsa tätä periaatetta noudattaen jo syyskuussa 2016.

Omnian verkkosivu-uudistus ei ole North Patrolin käsialaa, mutta koska niin monet asiakkaistamme käyttävät Omniaa hyvänä benchmarkina, päätimme jututtaa Omnian verkkoviestinnän asiantuntijaa Sonia Pérez Alemánia, ja udella, miten uudistukseen päädyttiin ja minkälaisia oppeja muut voisivat heiltä ammentaa.

Espoon seudun koulutuskuntayhtymällä Omnialla on yksi maan kattavimmista koulutuspaleteista. Omnia tarjoaa oppimisen mahdollisuuksia niin ammatillisesta kuin aikuiskoulutuksesta aina täydennyskoulutuksiin, nuorten työpajoihin, lukio-opintoihin kuin työväenopiston kursseihin. Lisäksi Omnia tarjoaa palveluita yrityksille.

Verkkosivu-uudistuksen taustalla oli Espoon työväenopiston ja Espoon aikuislukion yhdistyminen Omniaan vuonna 2015. Oppilaitoksilla oli luonnollisesti myös omat vanhat verkkosivut, ja heidän tarjonnan tuominen osaksi Omnian verkkosivuja edellytti sivustouudistusta. Vanha, yhden toimittajan käsissä ollut alusta, oli myös tullut elinkaarensa päähän, joten uudistukselle oli tarvetta.

Selkeitä polkuja eri kohderyhmille

Aivan kuten kaikilla oppilaitoksilla, Omnian verkkosivujen tavoitteena on ensisijaisesti houkutella lisää uusia opiskelijoita ja asiakkaita. Verkkosivujen tulisi siis myydä Omnian palveluita, eikä viestiä organisaatiosta.

Omnian vanhoilla verkkosivuilla organisaatio painottui vahvasti. Samat palvelut oli ripoteltu moneen eri paikkaan, riippuen siitä, mikä yksikkö palvelua kulloinkin tarjosi.

– Meillä oli vahva tahtotila muuttaa rakennetta, ja mennä palvelut edellä, Sonia Pérez kertoo.

Omnia lähti työstämään uutta konseptia yhdessä Eficoden, silloisen Adagen kanssa. Konseptityön johtotähtenä oli, että organisaatio ei määrää verkkosivuja. Omnia tarjoaa elinikäistä oppimista, eikä haluttu lähteä jakamaan palveluita iän mukaan. Tässä ennakoitiin myös ammatillista reformia, jossa perus- ja aikuiskoulutukset yhdistettäisiin.

Konseptointivaiheessa Omniassa tunnistettiin yli 25 eri kohderyhmää. Oli peruskoulun päättäviä, ammatinvaihtajia, täydennyskoulutuksesta kiinnostuneita, lukioon haluavia, harrastusmahdollisuuksia etsiviä, yrityksiä, huoltajia, opinto-ohjaajia ja paljon muita.

Omniassa päädyttiin esittelemään koulutuksia suoritusvaihtoehto edellä. Tarjottava palvelu on sama, mutta vaihtoehtoisia opiskelutapoja on useita.

– Ikä ei määrää opiskeluvaihtoehtoja, vaan elämäntilanne, Sonia Pérez täsmentää. Sisällön näkökulmasta suurin haaste oli rakentaa selkeitä polkuja kaikille kohderyhmille.

Henkilökunnalle koulutusta ja ohjeistusta

Verkkosivuja lähdettiin uudistamaan samaan aikaan kun myös brändiä uudistettiin. Uusi ilme ja verkkosivut päätettiin julkistaa saman aikaisesti, syyskuussa 2016. Myöskään henkilökunta ei päässyt näkemään uutta ilmettä ja sivustoa ennen julkaisua.

Sisältövastaavat tuottivat sisältöä Word-dokumentteihin, joiden pohjalta viestintä rakensi verkkosivut. Sisältövastaavat pääsivät näkemään verkkosivut vasta, kun ne julkaistiin yleisölle.

Viestintäyksikölle urakka oli suuri. Omnian viestinnässä työskentelee noin 10 henkilöä, josta neljä verkkoviestinnän parissa.

– En suosittele verkkosivu-uudistuksen ja brändiuudistuksen yhdistämistä, ainakaan niin, että henkilökuntakaan ei pääse näkemään muutoksia ajoissa, Sonia Pérez toteaa.

Henkilökunnalle muutos palvelukeskeiseen esitystapaan verkkosivuilla ei ollut aivan helppo. Vanha järjestelmä oli käytössä yli kymmenen vuotta ja brändiuudistuksen takia henkilökunta ei päässyt tutustumaan sivuihin ennakkoon. Uusilla sivuilla organisaatio ei näy rakenteessa, mikä puolestaan aiheutti jonkin verran hämmennystä päivittäjien keskuudessa. Kaikille ei ole ollut selvää, että uutta sivustoa tehdään ensisijaisesti potentiaalisille opiskelijoille ja asiakkaille.

Sivusto on iso, ja sitä voi olla vaikea hahmottaa. Ensimmäinen syksy oli haastava, mutta sitä mukaa kun henkilökunta on ehtinyt tutustua sivustoon, sen hahmottaminen on helpottunut, Sonia Pérez kertoo.

Uusi Omnia.fi on rakennettu Drupalille, joka ei ole päivittäjien kannalta katsottuna se yksinkertaisin julkaisujärjestelmä. Omnia panostaa sisällön ajantasaisuuteen, ja uutta verkkopalvelua päivitetään jatkuvasti. Myös sisällöntuottajia koulutetaan jatkuvalla syötöllä.

– Koulutan sisällöntuottajia jatkuvasti, Sonia Pérez kertoo. Päivittäjätunnuksia ei saa ilman, että ensin on käynyt koulutuksen. Emme kouluta pelkästään Drupalin käyttöä, vaan käymme läpi myös Omnian verkkosivujen pelisääntöjä.

Yksiköt, joilla sivujen päivitystarve on pieni, eivät ole saaneet omia päivitystunnuksia. Verkkoviestintä hoitaa tarvittavat päivitykset sivustolle heidän puolestaan, jotta sivusto pysyy yhtenäisenä ja sisältö käyttäjäystävällisenä.

Sisällöntuottajien ohjeistus ei myöskään jää yhden koulutuskerran varaan. Omnia on itse tuottanut pikaohjeet, miten sivuja päivitetään ja kaikki päivittäjät kokoontuvat yhteen pari kertaa vuodessa, jonka lisäksi tärkeimmistä asioista muistutetaan päivittäjiä myös sähköpostitse.

– Tapaamisissa käydään läpi palautetta, muistutetaan yhteisistä pelisäännöistä ja mietitään, miten verkkoviestintää kehitetään seuraavalla kaudella. Pientä kehitystä saa itse tehdä, mutta kaikki suuremmat sisällön muutokset ja kehitykset tehdään yhdessä verkkoviestinnän kanssa, Sonia Pérez kertoo.

Haasteita projektissa

Ilmeuudistus ei ollut projektin ainoa haaste. Omnia joutui kilpailuttamaan hankkeen kaksi kertaa, sillä ensimmäisellä kierroksella he saivat vain kaksi tarjousta. Omniassa on tietoteknistä osaamista omasta takaa, joten he päätyivät tekemään vaatimusmäärittelyn itse. Jälkiviisaana voi ajatella, että ensimmäinen kerta se tehtiin liian tarkasti, Pérez Alemán pohtii.

Ennen toista tarjouskierrosta Sonia Pérez Alemán otti yhteyttä Vierityspalkki-blogin Drupal-listalla oleviin toimittajiin, ja sai heiltä kommentteja vaatimusmäärittelyyn. Kun dokumentit laitettiin toistamiseen Hilmaan, Pérez Alemán lähetti Hilma-linkin suoraan niille toimittajille, kenen kanssa hän oli aikaisemmin jutellut. Toinen kierros onnistui, ja Omnia sai kuusi tarjousta.

North Patrolin Perttu Tolvasen artikkelit Vierityspalkki-blogissa olivat suureksi avuksi projektissa, Sonia Pérez Alemán kehuu. Eteenkin katsaus Suomen Drupal-toimittajista tuli hyödynnetyksi, kun toimittajia kontaktoitiin.

Kumppaniksi valittu Exove ryhtyi ketterästi viemään projektia eteenpäin, ja joitakin asioita vaatimusmäärittelystä sivuttiin. Omnia oli kuitenkin tiukkana siinä, että kaikki vaatimusmäärittelyssä kuvatut asiat piti toteuttaa, ja toteutustapa piti tarkentaa yhdessä. Lopputulos on Sonia Pérez mukaan hyvä, mutta turhia muutoksia tuli matkan varrelle liikaa.

Sonia Pérez Alemán peräänkuuluttaakin toimittajilta vuoropuhelua ja yhteistyötä etenkin projektin alkuvaiheissa. Vaikka tiimi tekeekin hyvää työtä, se ei välttämättä vastaa sitä mitä asiakas on ajatellut. Hyvällä vuoropuhelulla voitaisiin välttää turhia virheitä, ja muutostöiden määrä vähenisi.

Jatkuvaa arviointia ja kehittämistä                

Omnian verkkosivusta saama ulkoinen palaute on ollut pääosin positiivista. Viime keväänä Omnia teetti Tietotalolla verkkosivuistaan käytettävyystutkimuksen, jossa sisällön luotettavuus sai erityisesti kiitosta.

Vaikka tietorakenne meni uudistuksessa täysin uusiksi, Omnia ei ole vuoden aikana joutunut tekemään kuin yhden korjausliikkeen; aikuislukion kohdalla päädyttiin näyttämään kaikki tiedot julkisella puolella.

Sivuston arviointia ja kehitystä jatketaan kuitenkin. Syksylle on jo kehitysteemat valmiina. Vaikka Omnia ennakoi rakenteessa ammatillisen reformin tuomia muutoksia, tutkinnonkuvausten sisältöihin tulee muutoksia. Tutkintokuvaukset verkkosivuilla kirjoitti ulkopuolinen kirjoittaja, ja vaikka ne ovat jo nyt hyvin markkinointihenkisiä, niiden sisältöä joudutaan tarkastelemaan. Myös toiminnallisuuksia tullaan kehittämään.

Yhteistyö Exoven kanssa jatkuu. Sivuston ylläpito ja jatkuva kehittäminen tehdään hyvällä yhteistyöllä.

– Emme lähde tekemään muutoksia yksittäisten palautteiden perusteella, vaan ensi vuonna tehdään jälleen jonkin asteinen käytettävyystutkimus, ja kehitetään sivustoa sen pohjalta, Sonia Pérez Alemán kertoo.


Sonian 10 vinkkiä onnistuneeseen verkkosivuprojektiin

1. Jos konseptoitte yhteyskumppanin kanssa, huolehdi, että yhteistyökumppani ymmärtää projektin tavoitteet, tarjoamanne palvelut sekä kohderyhmänne. On tärkeä, että yhteistyökumppanilla on hyvä ymmärrys projektistanne, jotta luotava konsepti vastaa tarpeitanne.

2. Mieti kenelle verkkosivuja tehdään – organisaatiolle vai asiakkaalle. Vaikka henkilökunta verkkopalvelua päivittääkin, se ei ole luotu heitä varten.

3. Älä kasaa liian monta projektia päällekkäin. Verkkopalvelu-uudistus on iso urakka, ja sille pitää varata tarpeeksi paljon resursseja

4. Julkisessa hankinnassa, ota yhteyttä toimittajiin ennen hankintaprosessin aloittamista. Kutsu suoraan heitä osallistumaan hankintaan. Näin varmistat, että saat tarpeeksi tarjouksia ja hyvän kilpailun aikaiseksi.

5. Varmista, että ymmärrätte toimittajan kanssa tehtävät asiat samalla tavalla, ennen kuin toteutusprojekti lähtee käyntiin. Näin vältytte turhilta korjauksilta, jotka voivat tulla kalliiksi ja venyttää aikataulua.

6. Pidä yllä aktiivista vuoropuhelua toimittajan kanssa. Kysy, kommentoi ja puutu asioihin matkan varrella, muuten lopputulos ei välttämättä vastaa omia ajatuksia.

7. Esittele uusi verkkopalvelu henkilökunnalle ennen varsinaista julkaisua. Järjestä eri tilaisuuksia, joissa henkilökunta pääse tutustumaan etukäteen palveluun. Omniassa hyväksi havaittuja tapoja olivat esimerkiksi toimipistekohtaiset esittelykierrokset sekä videoesitykset.

8. Kouluta sisällöntuottajia jatkuvasti – pelkkä tekniikan opettaminen ei riitä, sisällöntuottajien pitää sisäistää verkkosivun konsepti ja yhteiset pelisäännöt.

9. Valvo päivityksiä ja uutta sisältöä. Käy läpi säännöllisesti uutta sisältöä ja varmista, että tyyli ja sisältö noudattavat sovittuja pelisääntöjä. Näin saat sisällön pysymään laadukkaana ja johdonmukaisena.

10. Arvioi, kehitä ja toista. Verkkopalvelu ei ole valmis, vaikka se julkaistaan, vaan kehitystyön on jatkuttava. Yksittäisen palautteen perusteella ei kannata lähteä kehittämään, vaan muutoksille pitää olla hyvät perustelut.

 


 

Tilaa blogin ”parhaat palat” -uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.