Web-ostajan opas

Kriiseissä tarvitaan viestintää paljon ja sen on oltava nopeaa. Kriisiviestinnän ydin on organisaation verkkosivusto. Se kokoaa ajantasaisen ja oikean tiedon, jota levitetään kaikkien organisaation käyttämien kanavien kautta. Sosiaalisen median kanavilla on kriisin viestinvälityksessä erityinen tehtävä.

Verkkosivusto voi lamaantua yhtäkkisten samanaikaisten käyttäjien takia, sen käyttöä voidaan estää palvelunestohyökkäyksellä tai se voidaan hakkeroida. Kriisiviestintää hidastaa myös se, jos tietoa ei huomaa heti sivustolta.

Erilaisiin kriiseihin erilaiset keinot

Miten organisaatio varmistaa, että oikeaa tietoa on saatavilla kriisien aikana? Verkkosivustojen varalle vaihtoehtoja on kaksi: rakentaa erillinen kriisiviestintäsivusto tai rakentaa sivustolle hyvät banneritoiminnot.

Erillinen kriisiviestintäsivusto on tarpeellinen silloin, kun kriisi on niin laaja ja äkillinen, että kävijämäärä lamaannuttaa verkkosivuston toiminnan. Kun erillinen sivuston sijoitettu eri palvelimelle kuin muut organisaation verkkopalvelut ja se on tehty yksinkertaisesti, sen on mahdollista toimia myös kriisin aikana. Erityistehtävää palvelevana sivustona se vaatii oman konseptinsa sivustoa suunniteltaessa. Kriisin aikana se on erikseen ylläpidettävä, joten sen käyttöön on oltava osaava päivittäjäkunta, joka harjoittelee säännöllisesti kriisiviestintää.

Hyvät banneritoiminnot ovat yksinkertaisempi ratkaisu, koska ne toteutetaan samaan verkkosivustoon. Kriisibanneri auttaa tiedon löytymistä, ja se ylläpidetään samassa järjestelmässä tutulla julkaisutyökalulla.

Samassa sivustossa oleva kriisiviestintätoiminnallisuus lamaantuu ison käyttäjämäärän kourissa tai jos sivusto hakkeroidaan. Banneritoiminto sopii sellaisiin kriiseihin, joissa käyttäjäpiikki ei ole korkea ja kriisin pitkittyessä muuttuneesta tilanteesta pitää viestiä säännöllisesti.

Verkkosivusto kertoo oikean tiedon ja some vie viestiä

On käytössä sitten erillinen kriisisivusto tai banneritoiminnallisuus, sosiaalisella medialla on tärkeä rooli tiedon välittäjänä ja tiedon antajana nopeasti, laajalle ja kaksisuuntaisesti.

Koska sosiaalista mediaa käytetään paljon ja nopeasti, siellä liikkuu paljon huhuja. Siksi se ei korvaa organisaation verkkosivustoa, josta löytyy koko ajan oikea tieto. Kriisitilanteessa someyhteisöä voi käyttää apuna tiedon levitykseen ja havaintojen tekoon. Lisäksi some on yleisölle ainoa keino saada tietoa silloin, jos organisaation omalle sivustolle ei pääse – ei päivittäjät eikä lukijat.

Valmistaudu todennäköisimpiin kriiseihin

Tehdäkö erillinen sivusto vai pärjätäänkö pelkällä bannerilla? Keinot sopivat erilaisiin kriiseihin, joten ne ovat enemmänkin toisiaan täydentäviä kuin vaihtoehtoisia. Valmiussuunnitelmien teko-ohjeissa suositellaan ennakoimaan todennäköisimpiä kriisejä. Sen ohjeen mukaan myös kriisiviestintä kannattaa mitoittaa todennäköisimpien uhkien varalle.

Jotta kriiseissä pystytään toimimaan ja viestimään, se vaatii harjoittelua. Kriisiviestintäsivustojen suhteen harjoittelu ei pelkästään kata päivittäjien drillausta, vaan myös liikenteenohjaus pitää olla mietittynä. Miten sivusto uudelleenohjataan kokonaisuudessaan kriisisivustolle, jos se on hakkerihyökkäyksen kohteena?

Kriisien uhat ovat samankaltaisia oli kyse pienestä tai isosta organisaatiosta. Iso organisaatio voi varautua paremmin, koska sillä on enemmän mahdollisuuksia hyödyntää järjestelmiä ja enemmän viestintähenkilöstöä, jotka ovat tottuneita julkaisijoita ja pääsevät heti käsiksi viestintäjärjestelmiin mukana olevilla laitteillaan.

Isommissa kriiseissä tarvitaan isommat keinot ja enemmän viestijöitä, pienemmissä pärjätään bannereilla tai vähintään oman sivuston tiedotteilla. Mutta kaikissa keinoissa tarvitaan sosiaalisen median voimaa tavoittamaan nopeasti iso määrä ihmisiä.

Tilaa blogin ”parhaat palat” -uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.