Tätä kirjoitettaessa North Patrol on toiminut yli viisi (5) vuotta, ja sinä aikana olemme konsultoineet yli 200 asiakasta (lähetettyjen laskujen perusteella) ja olleet mukana yli 100:ssa teknologia- ja toimittajavalinnassa.Julkishallinnolle olemme kätilöineet yli 40 kilpailutusta, jotka on julkaistu HILMA-palvelussa avoimesti. Täten voi hyvällä syyllä sanoa, että meille on muodostunut omia tapoja ja malleja siihen millaisia kilpailutusprosesseja pidämme laadukkaina. Tässä artikkelissa avataan muutamaa perusasiaa, joita me pidämme keskeisinä meidän kilpailutusmallissamme julkisten hankintojen kohdalla.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
25.1.2018
1) Toimittaja ottaa vastuun projektin ensimmäisestä vaiheesta
Harvalle organisaatiolle on verkkopalveluiden toteutus niin ydintoimintaa, että siihen ollaan valmiita palkkaamaan tai resursoimaan täysipäiväinen projektin vetäjä. Ja vaikka näin tehtäisiin, miksi sen henkilön pitäisi käyttää kaikki aikansa koodaritiimin työn ohjaamiseen? Tämä on kysymys, joka meille esitetään usein asiakkaiden puolelta sen jälkeen, kun he ovat omatoimisesti tapailleet ”ketteriä softataloja”, joiden mielestä toimittajien rooli on vain toimittaa osaavia asiantuntijoita ja asiakkaan tehtävä on kantaa vastuu työn ohjauksesta ja lopputuloksista.
Useimmat asiakkaathan haluavat ensisijaisesti saada toimivan verkkopalvelun, eli laadukkaan lopputuloksen. Ei heitä kiinnosta se, että onko se palvelu syntynyt Scrumilla vai Kanbanilla lappuja järjestäen. Eikö se ole juuri sitä osaamista ja asiantuntemusta, mitä asiakas haluaa ostaa asiantuntevalta verkkopalvelutoimittajalta?
Me North Patrolissa olemme tästä asiasta asiakkaidemme kanssa samaa mieltä. Jos asiakas haluaa ostaa ensisijaisesti lopputuloksen, ei tiimiä, niin silloin asiakkaan pitäisi saada ostaa lopputulosta.
Sitäpaitsi asiakkaiden näkökulmaa on hyvin helppo ymmärtää, meidänkään mielestämme useimmat verkkopalveluhankkeet eivät ole niin uniikkeja tai vaativia, että asiakkaiden pitäisi johtaa niiden uudistusprojektien toteutusta täysipäiväisesti, tai ettei toimittajien kokemus riittäisi niiden työmäärien arvioimiseen.
Siksi uskomme malliin, jossa kilpailutusta varten kuvataan ensimmäinen, järkevä toteutuskokonaisuus sellaisella vaatimustasolla, että toimittajat voivat sitoutua sen vaiheen toteutukseen kiinteällä hinnalla. Tämä ensimmäinen vaihe tehdään toimittajan projektijohdossa, ja asiakkaalla ei ole vapaita oikeuksia muuttaa toimituksen sisältöä vapaasti milloin tahansa. Tämä antaa myös työrauhan asiakkaan puolelle, yleensähän tässä kohtaa asiakkaalla on kädet täynnä töitä sisältöjen tai muiden asiakkaan vastuulle väistämättä jäävien asioiden kanssa.
Me North Patrolissa teemme aina paljon töitä sen eteen, että ensimmäinen vaihe olisi mahdollisimman pieni ja selkeä. Yleensä kun mitä pienemmäksi se ensimmäinen vaihe saadaan, niin sitä parempi kilpailutus tulee ja sitä parempi siitä ensimmäisestäkin vaiheesta tulee. Projektista riippuen, tämä ensimmäinen vaihe voi olla jopa hyvin ”MVP-henkinen” (Minimum Viable Product, eli minimalistinen 0.7 versio, jonka kanssa juuri ja juuri kehdataan mennä liveksi) tai sitten se kattaa jo useimmat keskeiset toiminnot, joita palveluun halutaan. Kokoluokka voi näin vaihdella jostain 50 000 euron kokonaisuudesta aina 200 000 – 300 000 euron luokkaan.
Toimittajia tämä malli ei prosessimallin kannalta rajoita mitenkään, ja käytännössä lähes kaikki toimittajat jo nykyisin toimivat ketterien menetelmien mukaisesti. Tällaisessa selkeästi määritetyssä ensimmäisessä vaiheessa vain prosessi etenee siten, että asiakas ei vastaa ketterän prosessin ohjaamisesta. Kun ensimmäinen vaihe on tehty, ja siirrytään ylläpito- ja jatkokehitysvaiheeseen, voidaan siirtyä ketterien menetelmien mukaiseen malliin, jossa asiakas päättää työlistasta ja toimittaja laskuttaa toteutuneiden työtuntien mukaisesti.
Tämän mallin yksi keskeisimmistä eduista on meidän kokemuksen mukaan se, että näin toimittaja ottaa vastuun ensimmäisen vaiheen lopputuloksesta ja asiakkaalle jää aikaa keskittyä mm. sisällöntuotantoon. Lisäksi jos toimittaja käyttää ketteriä menetelmiä, niin asiakkaalla on ensimmäisen vaiheen aikana hyvin tilaa ja aikaa seurata toimittajan työskentelymallin toimintaa, ja näin siirtymä jatkokehitysvaiheeseen onnistuu sujuvasti.
2) Teknologia kannattaa yleensä valita ennen kilpailutusta
Toinen asia, jonka puolesta puhumme paljon, on teknologian esivalinta ennen kilpailutusta. Tähän suositukseen on kaksi keskeistä syytä:
a) Verkkopalveluiden alueella eri tuotteet poikkeavat toisistaan niin paljon, että ei ole asiakkaiden kannalta järkevää jättää järjestelmävalintaa markkinan päätettäväksi.
b) Kun kilpailutus kohdistuu vain kumppanin osaamiseen ja kokemukseen, niin kilpailutuksista saa tehtyä paljon parempia ja mielekkäämpiä niin ostajan kuin tarjoajien näkökulmasta.
Tämä tietysti edellyttää sitä, että teknologiavalinnassa ei päädytä niin eksoottiseen teknologiaan, että sille on vain yksittäisiä kumppaneita tarjolla Suomen markkinassa, mutta käytännössähän julkishallinnolle teknologiaa hankittaessa tämä pitäisi olla perusedellytys muutenkin.
Asiakkaiden kannalta on vain yksinkertaisesti paljon turvallisempaa valita teknologia sellaisten tuotteiden joukosta, joilla on runsaasti kumppaneita tarjolla Suomessa. Tämä on järkevää etenkin nykytilanteessa, jossa esimerkiksi WordPressille, Drupalille ja Episerverille löytyy niin laajasti kumppaneita, että asiakkaat pystyvät markkinasta aidosti valitsemaan itselleen parhaiten sopivan kumppanin. Tällä myös tehokkaasti vältetään toimittajaloukkuun joutumista, kun kumppanin vaihtaminen on aidosti mahdollista, eikä ajauduta esimerkiksi uudistamaan koko palvelua vain sen takia, että halutaan vaihtaa kumppania.
Kilpailutuksienkin kannalta teknologian esivalinta on merkittävä tekijä, koska tällöin kilpailutuksessa voidaan aidosti pureutua siihen millaista kokemusta ja osaamista kenelläkin kumppanilla on valitusta teknologiasta, jolloin paljon todennäköisemmin saadaan voittajaksi juuri kyseiseen projektiin sopiva tekijätaho. Tämä taas parantaa merkittävästi projektin onnistumisen todennäköisyyttä ja etenkin sujuvan yhteistyösuhteen syntymistä pitkällä tähtäimellä.
3) Avoin menettely on tehokas ja reilu kilpailutusmenettely
Useimpiin keskikokoisiin ja vähän isompiin verkkopalvelu-uudistuksiin parhaiten sopiva kilpailutusmenettely on avoin menettely, joka on toimittajille tuttu malli ja ei työllistä suhteettomasti siihen osallistuvia toimittajia.
Avoimen menettelyn suosiminen perustuu North Patrolissa ensisijaisesti siihen, että tunnemme myös erilaiset neuvottelumenettelyt varsin hyvin, ja pidämme neuvottelumenettelyitä suhteettoman raskaina keskikokoisiin hankintoihin.
Käytännössä esimerkiksi kilpailullinen neuvottelumenettely (joka on varsin hyvä menettely kyllä monella tapaa!) edellyttää sekä asiakkaalta että siihen osallistuvilta toimittajilta aina huomattavasti isompaa työpanosta, vaikka menettely tehtäisiinkin kohtuullisen kevyellä prosessilla. Täten alle 500 000 euron hankinnoissa yleensä suosittelemme asiakkaillemme poikkeuksetta avointa menettelyä, ellei olla ostamassa jotain erityisen uniikkia, ja halutaan varmistua teknisen ratkaisun soveltuvuudesta tehtävään.
Raskaiden hankintamenettelyjen käyttö suosii isoja toimittajia, joilla on vahvat myyntiyksiköt ja resursseja käyttää kilpailutuksiin. Pienille toimittajille julkisiin kilpailutuksiin osallistuminen on aina isomman kynnyksen takana, joten järkevästi toteutettu avoin menettely on North Patrolin kokemuksen mukaan paras tapa saada tarjouksia myös osaavilta pieniltä ja keskikokoisilta toimittajilta.
4) Minimoidaan toimittajilta vaadittava työmäärä
Johtuneeko North Patrolin asiantuntijoiden historiasta toisella puolella pöytää vai mistä, mutta North Patrolissa käytetään varsin paljon aikaa sen asian miettimiseen, että mikä on järkevää toimittajien ”kiusaamista” ja mikä ei.
Vuosien varrella meidän kilpailutusmallimme on esimerkiksi hioutunut muotoon, jossa emme yleensä salli erillisiä liitteitä tai ylipäätään valmiita myyntimateriaaleja osana tarjouksia, vaan pyydämme arvioitavat tiedot mahdollisimman selkeillä lomakkeilla. Tässä on takana se, että erillisten liitemateriaalien salliminen suosii aina suhteettomasti isoja toimittajia, ja sorsii pieniä toimistoja joilla ei ole erillisiä myyntiyksiköitä.
Selkeät lomakkeet myös edellyttävät kaikilta toimittajilta paneutumista juuri niihin kysymyksiin vastaamiseen mitä lomakkeissa kysytään, ja rajaamalla esitettävien kysymyksien määrää, voidaan tehokkaasti kontrolloida toimittajilta edellytettävää työmäärää tarjousta varten. Isoissa hankinnoissa voidaan esimerkiksi edellyttää laajempaa perehtymistä hankinnan kohteeseen ja ehdotuksia sopivista teknisistä ratkaisuista vaativimpiin osa-alueisiin. Pienemmissä hankinnoissa voidaan kysyä yleisempiä kysymyksiä esimerkiksi tuotteiden toiminnasta ja projektin toimitusmallista.
Tämänkaltainen kilpailutusmalli toki suosii niitä, jotka perehtyvät perusteellisesti vaatimusmäärittelyyn ja osaavat muotoilla vastauksensa siten että esitetyt ratkaisut on sidottu tiiviisti asiakkaan vaatimuksiin, mutta käytännössä olemme havainneet tämänkaltaisen ”suosimisen” korreloivan varsin hyvin varsinaisen projektin sujuvuuden ja onnistumisen kanssa.
5) Pisteytyksessä painotetaan ratkaisukuvauksien laatua
Painotamme varsin usein melko voimakkaasti toimittajien vastauksia esitettyihin laadullisiin kysymyksiin, ja näistä saattaa muodostua jopa 70% kokonaispisteistä. Kuten todettua, malli suosii toimittajia, jotka perehtyvät hyvin ja sitovat vastauksensa asiakkaan vaatimuksiin. Ylipäätään vastausten laatu ja tarpeeseen osuvuus korostuu, ja esimerkiksi aiempiin toteutuksiin vastauksissa viittaaminen on tehokas tapa nostaa omia laatupisteitä.
Mallin seurauksena North Patrolin kilpailutukset usein voitetaan ”toiseksi kalleimmalla” hintalapulla, mutta erittäin laadukkaalla tarjouksella. Käytännössä hinnan edullisuus on näin aika harvoin se ratkaiseva tekijä, mutta millä tahansa hintalapulla ei kisoja voiteta. Voittava hintalappu on kuitenkin useimmissa tapauksissa selkeästi lähempänä hintaskaalan yläkvartaalia kuin alakvartaalia.
Tämän mallin seurauksena asiakkaamme yleensä saavat kumppanikseen hyvin motivoituneen ja osaavan kumppanin, joka pystyy tekemään lupaamansa kokonaisuuden sillä hintalapulla jonka ovat tarjouskilpailussa esittäneet. Näin toteutuu ennustettavuus, hyvä laatu ja tasapuolisuus.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
