Web-ostajan opas

30.9.2019

Suomen Asianajajaliitto täytti täydet 100 vuotta, ja juhlavuoden kunniaksi haluttiin myös verkkopalveluun löytää uusi konsepti ja ilme.

Vauhtia ja vaaratilanteita sisältäneen projektin lopputuloksena syntyi kaikki suuret odotukset lunastava uusi sivusto Asianajajaliitto.fi. Projektipäällikkönä toiminut viestintäjohtaja Sari Krappe kertoo nyt kuusi kovaa faktaa, jotka sisäistämällä vastaavanlaista uudistusprojektia vetävä voi tuntuvasti parantaa onnistumisen mahdollisuuksiaan.

1. Vaatimusmäärittelyn budjettia on puolustettava

Sari on kokenut konkari, joka on viime vuosien aikana vienyt läpi useamman verkkopalvelu-uudistuksen eri organisaatioissa. Niinpä hänelle oli tuttu rutiini mennä johtoryhmään esittelemään ehdotus budjetista, joka käytetään hankinnan valmisteluun ja konseptisuunnitelman sekä vaatimusmäärittelyyn laatimiseen. Yllätyksenä ei tullut myöskään se, että johto ihmettelee, miksi rahaa pitäisi käyttää ”pelkkien suunnitelmien” laatimiseen – eikö pitäisi vain ryhtyä tekemään?

Pitkän kokemuksensa myötä Sari on oivaltanut, miten kriittisen tärkeää on saada suunnittelutyö oikeille raiteille ennen työn kilpailuttamista: uuden verkkopalvelun pihvi on löydettävä ja kohdeyleisöt on tunnistettava, palvelutavoitteet on asetettava ja vaatimukset on pystyttävä määrittelemään, jotta uudistustyöhön löydetään oikeat järjestelmävalinnat ja osuva toteuttajakumppani.

Tähän vaiheeseen panostetut kustannukset tulevat moninkertaisina takaisin, kun kaikki osapuolet tietävät, mitä ollaan tekemässä, mitkä ovat tavoitteet ja mikä hommassa on tärkeintä. Vain huolellisella suunnittelulla voidaan löytää soveltuvin tekninen alusta, paras yhteistyökumppani, hyvä etukäteissuunnitelma toteutettavasta kokonaisuudesta ja realistinen kustannusarvio hankkeelle.

Johdolle pitää myydä määrittelyvaiheen hyödyt, jotka eivät välttämättä avaudu helposti. Asianajajaliiton johtoryhmä vakuuttui määrittelyvaiheen tarpeellisuudesta ja valitsi North Patrolin konsultikseen laatimaan verkkopalvelu-uudistuksesta konseptisuunnitelman ja vaatimusmäärittelyn.

2. Toimittajaehdokkaat on tavattava

Vaikka Asianajajaliiton tarjouspyyntöön saatiin selkeitä ja yksityiskohtaisia tarjouksia, Sari kertoo, miten valintaprosessin kannalta oli aivan olennaista tavata kärkitarjoajat henkilökohtaisesti. Vasta yhteisen pöydän ympärillä keskustellessa voi todeta sen, ovatko osapuolet samalla aaltopituudella.

Asianajajaliitto oli jo poiminut mielestään selkeän voittajatarjouksen, jossa tarjouspyynnön tarpeet oli ymmärretty hyvin ja hinta oli kohdillaan. Tapaamisessa tarjoajayrityksen esitys olikin epäselvä, projektiryhmä ei vakuuttanut ja projektin tavoitteet näyttivät olevan täysin hakusessa. Niinpä ennakkosuosikki päätyikin tapaamisen perusteella kumppaniehdokkaiden häntäpäähän.

Sen sijaan Creuna esitteli projektitiimin, jonka asiantuntijat tekivät vaikutuksen osaamisellaan, näkemyksillään, vuorovaikutustaidoillaan ja meiningillään. Asianajajaliitto tuli täysin vakuuttuneeksi siitä, että heidän projektinsa olisi hyvissä käsissä tämän tiimin kanssa. Niinpä Creuna valittiin yhteistyökumppaniksi, vaikka tarjouksen hintalappu oli hieman korkeampi kuin mihin oli varauduttu.

3. Haaveet on suhteutettava budjettiin

Ainahan uuden verkkosivuston halutaan olevan upea, monipuolinen, virheetön ja täynnä nokkelia ominaisuuksia. Kun kuitenkin budjetit ovat rajallisia, ei kaikkia toiveita ole realistista saada toteutetuksi käytössä olevalla budjetilla. Pelkästään halpaa hintaa ei kuitenkaan kannata tavoitella, koska laadulla on hintansa. Asianajajaliitto halusi 100-vuotistaipaleensa juhlistamiseksi näyttävän verkkouudistuksen, joten tämän toiveen valossa punnittiin myös budjetin kipurajaa.

Monenlaisia verkkopalvelu-uudistuksia nähtyään Sari on oppinut priorisoimaan tavoitteita suhteessa niiden kustannuksiin: jos jotain päätetään tehdä, se tehdään hyvin. Ja jos jokin nice-to-have -ominaisuus uhkaa tulla puolivillaisesti tehdyksi, siitä on parempi luopua. Moitteettomasti toimiva Audi on parempi ostos kuin rikkinäinen Ferrari. Niinpä myös jotkin uuteen Asianajajaliitto.fi-palveluun suunnitellut toiminnot päätettiin jättää sivuun, jotta toteutettu kokonaisuus on kaikilta osin moitteeton.

4. Sitoutuneet osaajat asiakkaan avainrooleihin

Aivan olennainen tekijä verkkopalvelu-uudistuksen onnistumisessa on se, että organisaatiosta löytyy resurssit projektin avainrooleihin. Ilman oikeita ihmisiä selkeästi vastuutetuissa rooleissa ottamassa sitoutuneesti vastuun kantaakseen ei ole edellytyksiä edetä projektissa tavoitteellisesti ja tuloksellisesti.

Sari näkee mihin tahansa verkkopalveluprojektiin kriittisen tärkeinä nämä roolit:

1. Vastuullinen projektipäällikkö, joka koko ajan näkee metsän puilta. Projektipäällikkö pitää tavoitteet kirkkaana mielessään ja tekee jatkuvasti priorisointia verkkopalvelun ominaisuuksista, joihin panostetaan tavoitteiden mukaisesti. Päätöksenteko, tilanteen kokonaiskuva ja konseptuaaliset linjaukset rakennettavasta palvelusta ovat projektipäällikön harteilla, ja näihin täytyy siis myös löytyä osaamista.
2. Tuotantovastuullinen ”webmaster”, joka ottaa haltuun julkaisujärjestelmän tekniset ominaisuudet. Jonkun täytyy olla se vastuullinen käsipari, jolla on sekä viestinnällistä että teknistä näppäryyttä vastata teknisen toteutuksen testaamisesta, sisällönsyötön koordinoinnista ja viimeistelyistä. Tämä rooli vaatii jäätävää kärsivällisyyttä, sillä testaamisen jälkeen on vielä testattava uudestaan ja uudestaan.

Näissä avainrooleissa toimiminen vaatii aikaa! Linjatöiden on väistyttävä, kun verkkopalveluprojekti on päällä. Ja ainakaan mitään muuta projektia tai ylimääräistä tehtävänantoa ei pidä näiden vastuullisten kuormaan laittaa verkkopalvelu-uudistuksen aikana. Tiukimmissa aikatauluvaiheissa pitänee jopa suhtautua hyväksyvästi ilta- ja yötöihin.

Ihannetapauksessa asiakkaan projektitiimissä on myös visualisti: asiantuntija, joka on kyvykäs ajattelemaan ulkoasua, muotokieltä ja visuaalisia ratkaisuja.

Näin saadaan useammat silmäparit huolehtimaan uuden verkkopalvelun kokonaisuudesta, mutta vastuut sen syntymisessä ovat selkeästi erilliset: sisällön viestinnällinen kärki (projektipäällikkö), sisällön tuotanto (webmaster) ja sisällön muotoilu (visualisti) hoidetaan eri voimin. Tällä selvällä vastuunjaolla taataan myös se, että projektiin osallistuvat hoitavat sovussa oman tonttinsa eivätkä astele toistensa varpaille.

5. Toteuttajakumppanin avainhenkilöiden pysyvyys

Verkkopalveluprojektia ostettaessa, käynnistettäessä ja suunniteltaessa siirtyy toteuttajakumppanille valtava määrä olennaista tietoa asiakkaan tavoitteista, prioriteeteista, käytännön reunaehdoista ja pahimmista kauhuskenaarioista. Hyvän toimittajan vastuuhenkilöt tallettavat nämä seikat sydämeensä ja ottavat ne ohjenuorikseen toteutustyössä – eksplisiittistä ”dokumentaatiota” siitä ei juuri synny.

Jos toimittajan avainroolissa oleva henkilö vaihtuu, kaikki tuo hiljainen tieto katoaa projektista. Toimittajan avainhenkilön vaihtuminen on aina kriisin paikka projektissa: Sari on todennut kerta toisensa jälkeen, miten tärkeää on suhtautua henkilövaihdoksiin vakavasti. Se ei suju ”siinä sivussa vähitellen sisäänajaen”.

Jos toimittajan avainhenkilö vaihtuu, olisi aina syytä tarttua johonkin muutostenhallintakäytäntöön. Uusi henkilö on perehdytettävä projektin tavoitteisiin ja prioriteetteihin samanlaisella tarkkuustasolla, jolla asiat on käsitelty projektin käynnistysvaiheessa. Ymmärrettävästi toimittaja ei haluaisi käyttää tähän työtunteja, jotka eivät mahdu budjettiin, ja tilaaja ei haluaisi maksumieheksi tällaisesta työstä, joka ei johdu asiakkaasta.

Sari on oppinut sen läksyn, että jos tässä kohdassa pihistellään, kerjätään vaikeuksia. Avainhenkilön vaihtuminen on vakava riski, johon on varauduttava, ja kun riski toteutuu, syntyy kriisi joka on hoidettava. Jo sopimukseen olisi syytä kirjata jokin toimintatapa, johon ryhdytään tämän riskin laukeamisessa, ja lisäkustannukset uuden henkilön sisäänajosta voidaan vaikkapa jakaa puoliksi toimittajan kanssa.

6. Testaa ennen sisällönsyöttöä

Verkkopalvelun lopullisia sisältöjä ei kannata ryhtyä syöttämään järjestelmään, joka ei ole vielä kunnossa.

Aikataulun hallinnan kannalta voi tuntua järkevältä vaihtoehdolta se, että rakennetaan sivuston sivuja pikkuhiljaa, ja sittenhän ne järjestelmän korjaukset tai uudet ominaisuudet tulevat kaikille sivuille, kun ne valmistuvat… Todellisuudessa julkaisujärjestelmän ominaisuuksien korjailut vaikuttavat todennäköisesti sivuihin niin, että kaikki tehty työ menee vähän uusiksi, jos sivupohjia joudutaan vielä korjailemaan ja muokkaamaan.

Niinpä kaikki järjestelmän ominaisuudet olisi syytä katselmoida ja testata toimiviksi ennen kuin varsinaiseen sisällönsyöttöön ryhdytään. Asianajajaliiton kompastuskivenä olivat XLIFF-tiedostoina käännätetyt kieliversiot, joiden julkaiseminen aiheutti kaikkien sisältösivujen kappalejakojen korruptoitumisen. Koska aikataulusta ei voitu joustaa, jouduttiin kieliversioiden korjaaminen hoitamaan viikonlopputöinä kilpajuoksuna kesälomien alkamisen kanssa.

Yllätyksiin ja resurssien venymisvalmiuksiin on todellakin varauduttava.

Kaikkineen uudesta Asianajajaliitto.fi-palvelusta tuli komea, ja kaikki ovat lopputuloksesta niin ylpeitä, että ylimääräinen työkuorma ja kustannukset on helppoa todeta kannattaviksi. Onnistumisen takasi hyvä tiimi, yhteen hiileen puhaltaminen ja johdon vankkumaton tuki hankkeelle.

”Ruorista on pidettävä tiukasti kiinni, jotta pysytään oikeassa kurssissa. Raskas laiva lähtee niin helposti kääntymään väärään suuntaan. Meille tuon oikean suunnan varmisti heti aluksi laadittu hyvä konseptisuunnitelma ja vaatimusmäärittely.”

Tilaa blogin ”parhaat palat” -uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.