YLE:n tuore artikkeli käsittelee Keski-Pohjanmaan koulutuskuntayhtymän nettisivu-uudistuksen yllättäin kasvaneita kustannuksia ja vertaa projektia Kokkolan kaupungin verkkosivustouudistukseen, jossa konsulttina on ollut North Patrol.

Keski-Pohjanmaan koulutuskuntayhtymän verkkosivustouudistuksessa toteutunut laskutus on ollut noin kaksinkertainen odotettuun nähden.

”Tässä vaiheessa näyttää siltä, että puhutaan tarjouksiin verrattuna noin 100 000 euron ylityksestä perustoimintojen osalta, sanoo yhtymäjohtaja Liisa Sadeharju. Laskutus on noin kaksinkertainen odotettuun verrattuna.”

Lainaus YLE:n artikkelista

>> Lue YLE:n artikkeli: Nettisivujen uudistuksesta odotettua isompi lasku Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymälle – hankinta käydään läpi talon sisällä (22.4.2020)

Vertailuna YLE:n artikkeli käyttää Kokkolan kaupungin uudistusta, johon oli budjetoitu kaupungin toimesta 150 000 euroa, mutta jonka voittanut tarjous oli noin 70 000 euroa. North Patrol auttoi projektissa Kokkolan kaupunkia suunnitteluvaiheessa ja kilpailutuksessa.

Kevyt hankinnan valmistelu kasvattaa riskejä budjetin ylityksiin

On hyvin harmillista, että tällainen kustannusten todella huomattava kasvu on tapahtunut. North Patrolin kokemuksien mukaan tällainen ei ole kuitenkaan mitenkään tavatonta alalla, kun ostetaan isoja kokonaisuuksia hyvin kevyellä kilpailuttamisella tai hankitaan pelkästään ohjelmistokehitysresursseja omaan projektijohtoon.

North Patrolissa suosimmekin siksi tämänkaltaisissa hankkeissa joko kiinteähintaisen urakan ostamista tai tavoitehintaista ostamista. Erityisesti tavoitehintaista ostamista suosimme isommissa kokonaisuuksissa, koska se lisää budjetin ennustettavuutta merkittävästi, mutta antaa silti paljon neuvotteluvaraa ratkaisun yksityiskohtien toteutuksessa. Tavoitehintainen ostaminenkin tosin edellyttää varsin laadukasta vaatimusmäärittelyä kilpailutusvaiheessa, ja liian kevyellä vaatimusten kuvaamisella voi toki tavoitehintaisessakin mallissa ajautua ongelmiin.

Esimerkiksi VTT:n hiljattain julkaistu verkkopalvelu kilpailutettiin viime vuonna tavoitehintaisena toteutuksena hyvin onnistuneesti.

Pelkkien toteutusresurssien ostamista North Patrolissa suosittelemme harkitsemaan vasta kun hankkeen kokoluokka on yli 500 000 euroa ja asiakkaalla on itsellään vahvaa projektijohtamisen ja teknisten arkkitehtuurien osaamista. Tästä aiheesta on esimerkiksi North Patrolin Sami Kalanen kirjoittanut juuri hiljattain laajemman artikkelin.

Resurssiostamisen mallia on sovellettu esimerkiksi Teoston asiointipalveluiden uudistuksessa, jossa hankinnan kokoluokka on yli miljoona euroa.

Laadukas vaatimusmäärittely on hyvän kilpailutuksen kulmakivi

Laadukkaiden vaatimusmäärittelyiden tekeminen ei ole rakettitiedettä, koska verkkosivustoja on tehty tässä maassa jo pitkään. Aiheeseen erikoistuneita ammattilaisia löytyy paljon. Monelle asiakkaalle iso verkkosivustouudistus on kuitenkin harvinainen erikoistilanne, joten hyvän vaatimusmäärittelyn tekeminen omin voimin voi olla haastavaa. Myös kilpailutusasiantuntijat ovat monissa organisaatioissa painottuneet osaamiseltaan toisenlaisiin ostokohteisiin, joten tämä on myös yksi syy siihen miksi tämän alueen kilpailuttamisessa on edelleen paljon vaihtelua.

Hyvän vaatimusmäärittelyn tekeminen ei myöskään ole mikään ”yleistaito”, koska erilaisissa hankkeissa tarvitaan hyvin erilaista asiantuntemusta. Esimerkiksi hyvä vaatimusmäärittely CRM-järjestelmälle on hyvin erilainen työtehtävä kuin hyvä vaatimusmäärittely verkkosivustolle. Kummassakin tapauksessa on tunnettava erittäin hyvin markkina, tarjolla olevat tuotteet ja asiakkaan erikoisvaatimukset. Hyvä CRM-konsultti tuskin tekee hyvää vaatimusmäärittelyä verkkosivustoprojektille, ja toisinpäin.

Esimerkiksi verkkosivustouudistuksen vaatimusmäärittely edellyttää vahvaa konseptisuunnitteluosaamista ja verkkoviestinnän hyvien käytänteiden ymmärtämistä. Usein on syytä tuntea myös teknologia-asioita aika paljon ja joskus on syytä olla ymmärrystä myös asiointipalveluiden suunnittelusta ja toteutuksesta.

Erikoistuneen osaamisen hankinta projektin alkuvaiheeseen onkin yksi parhaita tapoja saada projektit onnistumaan ja budjetit pitämään.

Jos haluat asiantuntijoiden näkemystä, apua verkkokauppasi tai verkkopalvelusi suunnitteluun tai jatkokehitykseen, ole yhteydessä.

Tilaa blogin ”parhaat palat” -uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.

Lue lisää julkishallinnon digihankinnoista: