Yksi projekti, kahdelle kaupungille verkkosivustot
Kajaanin ja Kuusamon kaupunkien vanhat verkkosivustot olivat tulleet tiensä päähän. Molemmilla kunnilla oli ollut aikaisemmin sama Kuntien Tiera -ratkaisu, joten oli luontevaa lähteä hakemaan uutta julkaisujärjestelmää myös yhdessä.
North Patrol suunnitteli syksyllä 2019 kaupungeille kolmivaiheisen, yhteisen projektin, johon kuului konseptin suunnittelu, teknologian valinta ja vaatimusten määrittely. Jokaisen vaiheen välissä oli tarkistuspisteet, joissa kaupungit arvioivat projektin yhteisen jatkon. Tavoitteena oli, että vuoden 2020 lopussa kummallakin kaupungilla on uudet verkkosivustot.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Suunnittelutyö alkoi loppuvuonna 2019 yhteisellä etäaloituspalaverilla ja jatkui sen jälkeen kahdella kaupunkikohtaisella työpajalla, jotka pidettiin kummassakin kaupungissa paikan päällä. Vaikka konseptityöpajat olivat kummallekin kaupungille omanlaisensa, työpajojen rakenne oli samanlainen: kuntasivustojen käyttö ja trendit; uuden sivuston tavoitteet ja tehtävä sekä vaihtoehtoiset ratkaisut näihin tarpeisiin.
”Sivuston sisältöjen ja kohderyhmien läpikäynti ennen varsinaista uudistuksen alkua selkeytti toiveita, tarpeita ja tavoitteita. Uskon, että työpajat herättelivät kaikkia sisällöntuottajia miettimään, mitä hankkeella tavoitellaan”, kuvaa suunnittelutyöpajojen merkitystä Kuusamon verkkosivustouudistusta vetänyt Päivi Peuna.
Työpajojen tuloksena hahmottui melko samankaltainen konsepti. Kaupunkien pääsivustot kokoavat keskeiset sisältökokonaisuudet, niihin liittyvän ajankohtaisen sisällön sekä osallisuuden ja asioinnin. Lisäksi sisältöä kootaan erilaisiksi kokonaisuuksiksi teeman tai kohderyhmän ympärille. Kummankin kaupungin verkkosivustokokonaisuus koostuu yhdestä pääsivustosta ja muutamista erillissivustoista. Kajaanissa erillissivustot saavat esimerkiksi teatteri ja koulutusliikelaitos; Kuusamossa digitukiverkosto ja Kuusamotalo.
”Oleellinen asia onnistumiseen oli, että saimme jo alussa hahmoteltua selkeän suunnan, jota kohti lähdemme kulkemaan,” summaa alun suunnittelun tärkeyttä Kajaanin verkkosivustouudistusta vetänyt Jonna Kallunki.
Yhteinen projekti jatkui teknologiavalintaan ja yhteiseen vaatimusmäärittelyyn
Koska konseptit osoittautuivat kummallakin kaupungilla päälinjoiltaan samankaltaisiksi, päättivät kaupungit jatkaa yhteisprojektia. Teknologiavaihtoehdot käytiin läpi yhteisessä etäpalaverissa, jonka jälkeen kumpikin kaupunki valitsi uudeksi verkkosivuston julkaisualustaksi WordPressin, ja niin yhteinen projekti jatkui kolmanteen vaiheeseen – samankaltaisen vaatimusmäärittelyn laatimiseen.
Yhteinen vaatimusmäärittelypalaveri pidettiin Kajaanissa ja samassa yhteydessä hahmoteltiin kummallekin kaupungille omat tiekartat, joissa mallinnettiin molemmat projektit omille aikajanoilleen. Määrittelyjen täsmennysten jälkeen North Patrolin konsultit siirtyivät työpöytiensä äärelle vaatimusmäärittelyn kirjottamiseen.
Vaatimusmäärittelyn valmistuttua kaupungit päättivät jatkaa North Patrolin kanssa vielä kilpailutusvaiheen tuella, johon kuului loppujen kilpailutusdokumenttien laatiminen ja tarjouksien vertaileminen.
”Yhteistyö North Patrolin kanssa helpotti meidän työtämme suunnattomasti. Koska uudistuksella oli kiire, aikaa ja resursseja eri alustojen vertailuun ja kilpailutuksen läpiviemiseen olisi ollut haasteellista löytää omasta organisaatiosta,” Peuna kertoo.
Erilliset kilpailutukset, sama toteuttaja
Verkkosivustojen hankinnasta ja kilpailutusdokumenttien katselmoinnista pidettiin vielä yhteiset etätapaamiset kaupunkien kanssa. Hankintapalaverin tuloksena oli, että kumpikin kaupunki teki omat kilpailutuksensa, mutta samanaikaisesti. Ratkaisu oli luonteva, koska uudistusprojektit etenivät yhtä matkaa ja niissä oli tehty samankaltaisia valintoja. Kilpailutuksessa tarjoajien toivottiin osallistuvan molempiin kilpailutuksiin, vaikka kaupungit tekivät hankintapäätökset erikseen.
Kilpailutuksen tuloksena kummallekin kaupungille valittiin sama toteuttaja, joten talvella 2020 Geniem pääsi toteuttamaan Kajaanin ja Kuusamon verkkosivustoja.
”Toimittajan suuntaan olisi aluksi voinut enemmän selkeyttää, että vaikka kyseessä on yhteishankinta, niin kyseessä on kuitenkin kaksi eri projektia. Toki pyrimme kuitenkin samantapaisiin ratkaisuihin, joista tulee selvää säästöä molemmille, kun voidaan kehittää yhdessä”, toteaa Kallunki.
Projektinhallintaan huomiota
Verkkosivujen uudistamisprojektin vetämisen näkökulmasta Kallunki ja Peuna nostavat esille tavoitteiden määrittämisen, nykysivuston heikkouksien analysoinnin, resurssoinnin, projektinjohdon, päätöksenteon, hyvien kumppanien valinnan sekä roolituksen ja toimintatapojen sopimisen toimittajan kanssa.
”Pidin meidän projektissamme erityisen tärkeänä, että verkkosivuston toimittajalla oli selkeä rooli ja osaaminen projektinhallinnasta,” painottaa Kallunki ja jatkaa ”Sivustouudistusta tulee pohtia myös käytettävissä olevien resurssien kautta. Jos sivustolle rakennellaan paljon hienoja ominaisuuksia, mutta niille ei ole resursoitu käyttäjiä, ne ovat vain ajan ja rahan tuhlausta.”
Onnistunut projekti
Kumpikin kaupunki on tyytyväinen yhteiseen projektiin, joka onnistui kokonaisuudessaan hyvin. Yhteisprojektin myötä kumpikin kaupunki pystyi jakamaan sivustoon liittyviä kehitystyön ja koulutusten kuluja, koska kaupungeissa toimittiin monen asian suhteen samalla tavalla.
”Toisen kunnan kollegan tuki vastaavaa projektia vetävän näkökulmasta oli erityisen tärkeää. Pidimme Kuusamon Päivin kanssa yhteyttä usein matkan varrella ja pohdimme, miten jokin asia olisi kenties järkevää toteuttaa. Usein esille nousi hyviä uusia ideoita, opimme paljon toisiltamme ja pystyimme hyödyntämään hyväksi havaittuja toimitapoja omassa kunnassa”, kertoo Kallunki ja Peuna jatkaa ”Olemme voineet puolin ja toisin kysellä, pohtia ja tukea aina, kun siihen on ollut tarvetta”.
Myös projektin lopputulokseen, uusiin verkkosivustoihin ollaan tyytyväisiä, koska tavoitteet täytettiin ja uudet verkkosivut ovat saaneet positiivista palautetta niin kuntalaisilta kuin työntekijöiltäkin. Kummankin kaupungin sivustot uudistuivat täysin rakenteen ja ulkoasun puolesta. Onkin ymmärrettävää, että kaikkea tietoa ei heti löydetä, koska rakenne on muuttunut täysin. Vanhoille käyttäjille muutos oli isoin: ”Aina löytyy joku, joka kaipaa asioita vanhoille paikoille,” Kallunki toteaa.
”Olen jutellut useiden erilaisissa projekteissa olevien ihmisten kanssa ja todennut useampaan kertaan, että meidän avain onnistumiseen lähti oikeanlaisista kumppanivalinnoista,” summaa Kallunki.
Geniemin tehdessä toteutusta North Patrol tuki vielä kumpaakin kaupunkia sisältösuunnittelussa samansisältöisine tehtävineen ja työpajoineen sekä juuri heille suunnittelun verkkokirjoittamisen ja saavutettavan sisällöntuoton koulutuksineen.
Kajaanin ja Kuusamon verkkosivustot julkaistiin joulukuussa 2020.
Projektin tiedot
kajaani.fi ja kuusamo.fi Teknologia-alusta: WordPress Hankkeen kokoluokka kokonaisuudessaan: n. 80 000 - 100 000 € / kaupunki
Projektin aikataulu
Konseptointi: North Patrol, marraskuu 2019 – tammikuu 2020
Määrittely ja kilpailutus: North Patrol, tammi-maaliskuu 2020
Sisältösuunnittelun tuki: North Patrol, kesä-syyskuu 2020
Sisällöntuotto: loka-marraskuu 2020
Sivustojen julkaisu: joulukuu 2020
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.
Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.
Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.
Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.
Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.
