Ajankohtaissisällöt, kuten uutiset, tiedotteet, artikkelit tai blogit, tarjoavat erilaisissa verkkopalveluissa tuoretta tietoa ja sisältöä palveluiden käyttäjille. Niiden avulla tiedotetaan tärkeistä päivänpolttavista aiheista, houkutellaan verkkopalveluiden käyttäjiä toimimaan halutulla tavalla tai nostetaan näkyviin mielenkiintoisia ajankohtaisia teemoja, joihin käyttäjien toivotaan tutustuvan.

Ajankohtaissisältöjä hyödynnetään verkkopalveluissa monella tapaa. Niitä luokitellaan monenlaisin kategorioin ja asiasanoin ja esitetään erilaisina listauksina ja nostoelementteinä sivustojen etusivuilla, erilaisten tietosisältöjen yhteydessä sekä ajankohtaisasioita yhteen kokoavissa uutisarkistoissa tai ”Ajankohtaista”-osioissa.

Hyvin toimitetut ja ajantasaiset ajankohtaissisällöt luovat mielikuvaa dynaamisesta ja ajassa elävästä organisaatiosta ja käyttäjälleen aina uudelleen hyödyllisestä verkkopalvelusta.

Malli 1: Ajankohtaissisällöt organisaation pääsivuston sisältöinä

Kun ajankohtaisviestintää halutaan johtaa hyvin hallitusti ja koordinoidusti, keskitetään kaikkien ajankohtaissisältöjen julkaisu usein organisaation pääsivustolle. Pääsivustolta niitä voidaan hallitusti nostaa myös esitettäväksi valikoiduille muille verkkopalvelukokonaisuuden sivustoille.

Vain pääsivustolle julkaistavien ajankohtaissisältöjen ylläpito-oikeudet voidaan rajata hyvinkin tarkasti ja päätökset julkaisujen sisällöistä ja näkyvyydestä verkkopalvelussa voidaan keskittää suhteellisen pienelle ja erikseen nimetylle sisällöntuottajien joukolle. Tässä mallissa voidaan kohtuullisen helposti hallita myös ajankohtaisjulkaisujen sisällöllistä laatua, varmistaa yhdenmukaiset puhuttelutavat sekä varmistaa, että julkaisut näkyvät sivustolla oikeissa paikoissa ja oikeille kohderyhmille oikeanlaisin visuaalisin ilmein. Keskitetysti tuotettujen ajankohtaissisältöjen osalta myös niiden jakaminen muihin kanaviin on helpommin hallittavissa.

Sivuston ajankohtaissisältöjen julkaisu voidaan toki myös hajauttaa laajemmalle käyttäjäjoukolle. Täten joko kaikkien tai joidenkin valikoitujen sisältötyyppien, kuten uutisten tai blogien julkaisuvastuut voidaan jakaa useammalle sisällöntuottajalle eri puolille organisaatiota, jolloin sisältövastuulliset käyttäjät saavat joustavammat mahdollisuudet nostaa verkkopalvelussa esiin omasta mielestään tärkeitä ajankohtaisia aiheita. Hajautetun sisällöntuotannon mallissa sisällöntuottajien joukossa on useammin hyvin erilaisin tiedoin ja taidoin varustettuja käyttäjiä. Verkkopalvelun ja sen sisältöjen laadun varmistamiseksi tarvitaankin tässä tapauksessa tarkempia ohjeistuksia ja sisällöntuottajien opastamista ja tukemista käytännön työssä.

Pääsivuston ajankohtaissisältöjä voidaan esittää muilla sivustoilla esimerkiksi erilaisia räätälöityjä hakupohjaisia ratkaisuja hyödyntäen, erilaisina upotuksina tai rss-syötteiden avulla. Ylläpitäjien tulee tarkkaan pohtia mitä ajankohtaissisältöä milläkin erillissivustolla on hyödyllistä esittää ja miten sisällöt istuvat luontevasti kohdesivuston muuhun sisältöön. Lisäksi on määritettävä se, miten ajankohtaissisältöjen julkaisijat ja toisaalta kohdesivuston ylläpitäjät voivat hallita näiden sisältöjen julkaisua.

Malli 2: Uutistuotantoa verkkopalvelukokonaisuuden eri sivustoilla

Organisaation verkkopalvelukokonaisuuteen voi pääsivuston ohella kuulua myös sellaisia erillissivustoja, joissa julkaistaan omia ajankohtaissisältöjä, joita halutaan esittää muillakin sivustoilla. Tyypillisiä esimerkkitapauksia ovat usean eri brändin ympärillä tai useassa maassa toimivat organisaatiot, joilla on kuitenkin tarvetta hyödyntää osin samoja sisältöjä eri kanavissaan.

Tällaisessa mallissa erillissivustojen sisältöjä usein hallinnoidaan ja ylläpidetään melko itsenäisesti ja sisältöjen ylläpito-oikeudet on määritetty sivustokohtaisesti. Ylläpitäjien tuleekin määrittää tarkkaan se, millaisia pääsivustolla julkaistuja ajankohtaissisältöjä halutaan esittää erillissivustoilla ja, toisaalta millaisen näkyvyyden erillissivustojen ajankohtaissisällöt saavat pääsivustolla ja muilla verkkopalvelukokonaisuuden sivustoilla. Lisäksi on pohdittava se, miten ajankohtaissisällöt ovat mukana eri sivustojen hauissa ja minne näissä tapauksissa käyttäjä ohjataan hakutuloksena esitettyä uutista klikattaessa.

Sivustojen välisten sisältöjen julkaisemiseen liittyy haasteita, kuten sivustojen ylittävien julkaisuoikeuksien hallinta. Pohdittavaksi jää myös se, tarjotaanko sisällöntuottajalle itselleen mahdollisuus päättää sisältöjen näkyvyydestä muualla kuin omalla sivustolla vai tapahtuuko julkaisu ennalta määritettyjen sääntöjen mukaan automaattisesti esimerkiksi sivustojen yhteisen metatietoluokitteluun pohjautuen. Ja toisaalta se, miten sisällöntuottaja tietää miten ja minne omalle sivustolle tuotettu sisältö mahdollisesti tulee myös näkyviin?

Malli 3: Ajankohtaissisällöt keskitetyssä mediakeskuksessa

Tarve jakaa monipuolisia ajankohtaissisältöjä useiden eri verkkosivustojen ja muiden jakelukanavien kesken voidaan ratkaista myös keskittämällä ajankohtaissisältöjen tuotanto verkkosivustoista erilliseen mediakeskukseen.

Tässä mallissa kaikki uutiset, blogit ja muut ajankohtaissisällöt tuotetaan yhteiseen tietovarastoon, josta ne jaellaan mm. eri verkkopalveluihin joko manuaalisesti tai ylläpitäjien sisältöihin määrittämien metatietojen perusteella. Keskitetty ajankohtaissisältöjen keskus palvelee myös sellaisia organisaatioita, joille on tärkeää toimia omana medianaan, jolloin ajankohtaiset sisällöt toimivat tärkeänä omana kokonaisuutenaan myös muusta verkkopalvelukokonaisuudesta irrallaan.

Käyttäjille voidaan tarjota omat käyttöliittymät keskitetyn mediakeskuksen ajankohtaissisältöjen selaamiseen, hakemiseen ja lukemiseen. Samoin mediakeskuksesta voidaan esimerkiksi tuoda organisaation pääsivuston sivuille erilaisia automaattisia uutislistauksia tai tehdä manuaalisia nostoja tuoreimmista blogiartikkeleista. Mediakeskuksen määrätyllä tavalla kategorisoituja ajankohtaissisältöjä voidaan nostaa esimerkiksi erilaisten teemojen pohjalta luoduille erillissivustoille tai niitä voidaan jakaa suoraan organisaation sosiaalisen median kanavissa.

Keskitetyn mediakeskuksen malli mahdollistaa käyttöoikeuksien jakamisen laajallekin sisällöntuottajien joukolle, ilman että näille käyttäjille on sallittava pääsy myös verkkosivustojen ylläpitoon. Toisaalta sekä ajankohtaissisältöjä tuottavia että verkkosivustojen sisältöjä ylläpitäviä käyttäjä ajatellen sisällöntuotanto hajautuu tässä mallissa useaan eri sijaintiin.

Mediakeskusmalli soveltunee parhaiten esimerkiksi yliopistojen tai kaupunkien kaltaisille organisaatioille, joissa ajankohtaisviestintään osallistuu laaja, usein melko hajallaan oleva sisällöntuottajajoukko, mutta joissa halutaan säilyttää keskitetty näkyvyys ja jonkinlainen kontrolli siihen mitä missäkin julkaistaan.

Tunnista omaan organisaatioosi parhaiten sopivat käytännöt

Omaan organisaatioon ja verkkopalveluun sopivaa ajankohtaissisältöjen hallintamallia suunniteltaessa täytyy pohtia mm. sitä, kenelle ja miten ajankohtaissisältöjä halutaan verkkopalvelussa ja mahdollisissa muissa viestintäkanavissa esittää. Parhaiten sopiva malli saattaa hyvin olla edellä esitettyjä vaihtoehtoja yhdistelevä hybridimalli.

Tärkeää on tunnistaa ketkä ajankohtaissisältöjä organisaatiossa tuottavat ja minkälaisia sisältöjä ne ovat. Erilaisia ajankohtaissisältöjä, esimerkiksi uutisia, tiedotteita, artikkeleita, blogeja tai kuulutuksia, halutaan usein hallinnoida hieman toisistaan poikkeavin käytännöin ja mallein. Niiden ylläpitoon liittyen täytyy määrittää myös tarvittavat käyttöoikeusrajoitukset sekä esimerkiksi se, miten ajankohtaissisältöjen eri kielikäännöksiä täytyisi pystyä hallinnoimaan ja esittämään verkossa.

Verkkopalvelu-uudistuksen yhteydessä on oiva mahdollisuus arvioida nykyisen ajankohtaissisältöjen tuotannon tehokkuutta ja toimivuutta, ja pohtia miten sekä loppukäyttäjien että ylläpitäjien tarpeisiin voitaisiin vastata entistä paremmin tulevaisuudessa. Toimivalla, selkeällä ja läpinäkyvällä hallintamallilla voidaan varmistaa laadukas ja aktiivinen sisällöntuotanto, josta viime kädessä hyötyvät eniten verkkopalveluiden loppukäyttäjät.

Tilaa blogin ”parhaat palat” -uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.

Tarvitsetko apua digihankkeen valmisteluun, suunnitteluun, kilpailutukseen tai läpiviennin tueksi?
Ota yhteyttä North Patroliin!