Case Riihimäki: Intranet ja julkiset sivustot samalla julkaisujärjestelmällä
Riihimäen kaupunki uudisti samalla kerralla julkiset verkkosivustonsa sekä viestinnällisen intranetin. Sivustokokonaisuuteen kuuluu pääsivuston, Riihimäki.fi:n, lisäksi kuusi erillistä sivustoa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Riihimäen kaupungin ulkoiset sivustot ja intranet suunniteltiin samassa esiselvitysprojektissa; tehtiin yksi, kattava määritelmä ja hankittiin kaikki sivustot samalla kilpailutuksella. Kun ulkoiset sivustot ja intranet päätettiin hankkia ja toteuttaa samalla kertaa, voitiin hyödyntää muun muassa yhteisiä sivupohjia ja sisältöelementtejä.
Esiselvitysprojektissa Riihimäen kaupunki konseptoi yhdessä North Patrolin kanssa pääsivuston ja intranetin. Konseptoinnissa kirkastettiin eri verkkosivustojen kohderyhmät ja se, miten he sivustoa käyttävät: Riihimäki.fi suunnattiin jatkossa asukasviestinnän tarpeisiin, ja intranetin konsepti muodostui ajankohtaisten sisältöjen, ohjeiden ja asiointiin ohjauksen ympärille.
Riihimäki.fi asukkaita varten
Uusi Riihimäki.fi kohdistetaan ensisijaisesti nykyisille asukkaille, ja heitä palvelemaan se voi keskittyäkin, koska matkailijoiden ja museoiden tarpeisiin on omat verkkosivustot.
Uudella Riihimäki.fi-verkkosivustolla korostetaan kaupungin asukkailleen tarjoamia palveluita. Nykyiset asukkaat ja kaupungin palveluiden asiakkaat ohjataan tunnistamaan verkkosivuilta erilaisten sisältönostojen avulla aihepiirejä ja sisältöalueita, joita he ovat etsimässä. Asiointipalvelut esitellään kunkin palvelun yhteydessä sekä koottuna erilliselle asiointisivulle.
”Julkisilla sivustoilla, kuten Riihimäki.fi- ja VisitRiihimäki.fi -sivustolla, luodaan mielikuvaa suuresta pikkukaupungista, jossa asukkaat ja yritykset viihtyvät, ” linjaa uudistuksia johtanut viestintä ja markkinointipäällikkö Mia Miettinen.
Intranet sisäinen uutiskeskus, ohjepankki ja ponnahduslauta
Rinkka-intranet palvelee kaikkia 1 500:aa kaupungin työntekijää, jotka työskentelevät toimistoissa, asiakkaiden kanssa tai kentällä. ”Uutta intranetiä käyttää kaupungin koko henkilöstö, joten sen pitää olla helppokäyttöinen ja sieltä pitää löytää tieto nopeasti,” kuvaa tarvetta Mia.
Rinkka on kaikille avoin ja toimii uutiskeskuksena, ohjepankkina ja ponnahduslautana työntekijöiden käyttämiin työkaluihin ja sovelluksiin. Rinkka tukee työntekijyyttä ja organisaatioon kuulumista. Keskeisin intranetin osio käsittelee henkilöstöasioita, muita pääosioita ovat ”Työn tueksi”, ”Sisäiset pöytäkirjat ja muistiot” sekä ”Tieto organisaatiosta”.
Työntekijöiden digitaaliseen työympäristöön kuuluvat viestinnällisen intranetin lisäksi monensuuntainen viestintä ja työntekeminen, joita varten on omat työkalunsa – kaikille työntekijöille Workplace for Facebook ja osalle henkilöstöstä Microsoft Office 365:n Teams.
Työvälineillä on omat selkeät roolinsa: Intranet on pysyvän tiedon koti, keskustelu hoidetaan Workplacessa. Workplacesta voi lukea enemmän erillisestä artikkelista: Riihimäellä Workplace on yhteisöllisyyden väline.
Verkkosivusto ja intranet hyödyntävät samankaltaisia sivutyyppejä ja sisältöelementtejä
Riihimäen kaupungin koko sivustokokonaisuus hyödyntää WordPressin Multisite-toiminnallisuutta. Riihimäki.fi-pääsivustolle tehtiin pääteema, ja siitä monistettiin lapsiteemat muita sivustoja varten. Kaikkia verkkosivustoja yhdistää sukunäköinen käyttöliittymä, mutta visuaalista erottuvuutta mahdollistettiin tarpeen mukaan esimerkiksi värivalinnoilla, kuvaelementeillä ja muotokielellä.
Kuva 1: Selkeitä sivupohjia voi soveltaa helposti ulkoisilla verkkosivustoilla ja intranetissä.
Esimerkiksi intranetin etusivun taitossa ei niinkään pyritä visuaaliseen näyttävyyteen, vaan sen pitää olla selkeä, jotta eri sisältökokonaisuudet erottuvat niputettuina visuaalisesti ja väliotsikoiden avulla. Lisäksi tapahtumakalenteri on julkisilla sivustoilla integroitu HämeEvents-kalenteriin, kun taas intranetissä kalenteri on koulutusten käytössä.
Sisältöjen esittäminen vaatii yhteistä sopimista
Koko verkkosivustokokonaisuutta rakentaessa ratkaistiin myös se, missä on tiedon koti. Riihimäellä julkisten sivustojen sisältöjen koti on Riihimäki.fi, joten sinne linkitetään niin visit-sivustolta kuin intranetistä.
”Intranetissä kerrotaan asioista, ei yksiköistä, joista voi lukea verkkosivuilta. Esimerkiksi intranetin ”Tietoa organisaatiosta” -osioon muodostuu ajan saatossa tietopankki kaupunkia käsittelevistä tutkimuksista. Vanhasta intrasta meiltä löytyi myös lukuisia yhteystietosivuja, nyt yhteystietojen esille tuonnissa hyödynnetään paikka- ja yhteistietokortteja. ” Mia kertoo.
”Verkkosivuston kokonaisuudistus oli Riihimäen mittakaavassa iso ponnistus. Tilannetta ei yhtään helpottanut se, että uudistusta tehtiin samaan aikaan kuin kaupunki joutui keskittymään vahvasti myös koronapandemiasta johtuvaan kriisiviestintään. Nostan hattua ja kiitän lämpimästi kaikkia mukana olleita”, Mia sanoo.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.
Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.
Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.
Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.
Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.
