Miten julkisessa hankinnassa kannattaisi arvioida kokemusta tai referenssejä? Onko joku parempi tekijä kuin toinen vain sen takia, että hänellä on enemmän työtunteja vyön alla? Kokemus kun ei ole sama asia kuin osaaminen. Ja mistä puolestaan voidaan tietää, onko referenssitoteutuksen kivalta vaikuttavat ratkaisut oikeasti tarjotun tiimin ansiota? Meneekö kunnia väärälle taholle, kun aikaisempia toteutuksia arvioidaan kilpailutuksessa?

Julkisissa hankinnoissa tarjousten arviointikriteerien on oltava hyvin selkeät. Siksi houkutus voi olla suuri arvioida sellaisia asioita, joiden numeerinen vertailu on helppoa, kuten referenssien lukumäärä tai tehdyt työtunnit. Menneet ansiot eivät kuitenkaan takaa onnistunutta lopputulosta eivätkä kerro mitään siitä, mitä me voimme odottaa omalta projektiltamme. Siksi näiden arviointi kilpailutuksessa ei ole kovin mielekästä. Se ei kuitenkaan tarkoita, ettei osaamista ja kokemusta kannata arvostaa, mutta pisteytyksen sijaan nämä kannattaa asettaa vähimmäisvaatimuksiksi.

Riman yli pääsevät saavat tarjota

Jos kilpailutuksessa arvostamme vain kokemusvuosia, helposti tarjotaan projekteihin vain kokeneimpia tekijöitä. Kun parhaat pisteet kisoista haetaan samoilla asiantuntijoilla, heillä on työpöydällään nopeasti enemmän projekteja, kuin mitä ehtivät tehdä. Juuri teidän digipalveluanne voi lopulta olla tekemässä ihan joku muu, kuin se asiantuntija, jonka ansioilla kilpailutus on voitettu. Aikaisemmin tehdyt projektit eivät myöskään kerro siitä, mitä me voimme omalta lopputulokseltamme odottaa.

Sen sijaan, että kisat voitetaan aikaisemmilla ansioilla, tarkoituksellisempaa on arvioida ja pisteyttää se projekti, jota juuri meille ehdotetaan. Projektin läpiviennin ja ehdotetun ratkaisun arvioinnilla saadaan huomattavasti parempi käsitys siitä, mitä tulee tapahtumaan ja miten lopputulokseen päästään, kuin kokemusta ja aikaisempia ansioita pisteyttämällä.

Vaikka emme pisteytä ja arvioi toimittajien kokemusta tehtyjen projektien ja henkilötyöpäivien kautta, se ei tarkoita, että emme arvosta näitä. Osaamiselle ja referensseille on hyvä asettaa vähimmäisvaatimuksia, joiden on täytyttävä, ennen kuin kilpailutukseen voi osallistua. Kelpoisuusehtoja voidaan asettaa sekä tarjottavalle tiimille että tarjoavalle yritykselle.

Tausta-ajatus on, että asetamme jonkun riman hyväksyttävälle osaamiselle ja kokemukselle, mutta kun rima ylittyy, näitä ei enää laiteta järjestykseen. Joko olet mukana kisassa tai et. Kisaa ei siis voiteta asiantuntijoiden kokemuksella, vaan muilla ansioilla, joten projekteihin voidaan tarjota riittävän kokemuksen omaavat henkilöt, eikä vain ne kaikkein kokeneimmat.

Kysymykseksi jää, mihin rima kannattaa asettaa? Tämä on arvioitava jokaisessa kilpailutuksessa erikseen. Kelpoisuusehtoja ei voida laittaa liian tiukaksi, ettei kilpailua rajoiteta turhaan. Jos haluamme mahdollisimman paljon tarjouksia, kelpoisuusehdot tulisi pitää mahdollisimman alhaisina. Jos puolestaan tiedämme, että tarjoajia on hyvin paljon ja haluamme rajata osallistujamäärää, voidaan asettaa tiukemmat ehdot, ilman että kilpailua rajoitetaan liikaa.

Vähimmäisvaatimukset tarjottavalle tiimille

Tarjousvaiheessa on hyvä määritellä, minkälaisia asiantuntijoita tiimiin halutaan ja asettaa näille minimivaatimukset. North Patrol nimeää kilpailutuksissa tyypillisesti kolmesta neljään eri roolia, johon on tarjottava asiantuntijaa. Näille asiantuntijoille voidaan asettaa vähimmäisvaatimuksia mm. kokemusvuosiin tai henkilökohtaisiin referensseihin liittyen.

North Patrolin kilpailutuksissa asetamme tyypillisesti asiantuntijoille kokemusvaatimuksen vuosissa, ei henkilötyöpäivissä. Asiantuntijalta edellytetään esimerkiksi kolmen vuoden kokemusta siinä roolissa, johon häntä asiakkaalle ehdotetaan ja esimerkiksi kolme henkilökohtaista referenssiä. Asiantuntijoiden henkilökohtaisille referensseille voi asettaa myös reunaehtoja. Referenssejä voidaan rajata esimerkiksi ajan tai teknologian mukaan. Referensseiksi on hyvä hyväksyä myös muiden, kuin nykyisen työnantajan leivissä tehty työ, sillä it-alalla asiantuntijoiden liikkuvuus on suurta.

Vaikka vähimmäisvaatimusten kautta haetaan tiimiin vähän kokeneempia tekijöitä, se ei tarkoita, että toteuttavassa tiimissä ei voisi nimettyjen henkilöiden lisäksi olla myös muita, kokemattomampia tekijöitä mukana. Edellytettyjen tiiminjäsenten lisäksi toimittaja voi nimetä tiimiin haluamansa määrän muita asiantuntijoita. Emme tyypillisesti rajaa tiimien kokoa. Työstä vastaavat kokeneemmat ammattilaiset, mutta varsinaisen lapiotyön voi tehdä myös vähemmän kokeneet tekijät.  

Näin toimittaja voi paremmin hallita työkuormaa ja samalla kouluttaa uusia työntekijöitä. Koska voittaakseen kisan toimittaja on jo tarjousvaiheessa joutunut sekä suunnittelemaan projektin läpiviennin hyvin että pohtimaan varsinaista ratkaisua, asiakkaan kannalta voidaan olla suhteellisen huoleti siitä, että ratkaisuista tulee hyviä, vaikka mukana olisi myös junioreita.  

Yritykseltä edellytetään tietynlaisia referenssejä

Asiantuntijoiden vähimmäisvaatimusten lisäksi, myös tarjoavalle yritykselle asetetaan tyypillisesti referenssivaatimuksia. Jos toimittajalla on esittää tietyt kilpailutuksessa mainitut reunaehdot täyttäviä referenssejä, tarjouksen saa jättää eikä referenssejä arvioida sen kummemmin.

Reunaehdoiksi voidaan asettaa esimerkiksi tietty teknologia, ratkaisun laajuus tai toimiala, jos nämä ovat kilpailutuksen kannalta relevantteja.

Toimittaja voi myös referenssien kautta osoittaa osaamistaan. Jos esimerkiksi luotava palvelu sisältää paljon vaativia integraatioita, voidaan edellyttää, että yhden referenssin tulee olla ratkaisu, johon on toteutettu integraatio. Näin voidaan referenssien kautta varmistua, että toimittaja on tehnyt vastaavia asioita onnistuneesti aikaisemmin.

Laadullinen arvio tiimistä ja yrityksestä myös mahdollista

Vaikka tässä kirjoituksessa painotetaan, että kokemus ja osaaminen olisi hyvä asettaa vähimmäisvaatimuksiksi, eikä niitä ole mielekästä pisteyttää, se ei tarkoita, ettei tarjottua tiimiä tai yritystä voisi myös laadullisesti arvioida.

Jos todella halutaan varmistua tarjotun tiimin ja yrityksen osaamisesta, voidaan hankinnassa hyödyntää asiakastyytyväisyyskartoitusta laadulliseen arviointiin. Jos tämä aihe kiinnostaa niin suosittelen katsomaan tallenteen webinaaristamme Tietojärjestelmän hankinta julkisella sektorilla osa 3 – Tarjousten arviointi ja laadulliset arviointiperusteet.


Tilaa blogin ”parhaat palat” -uutiskirje, joka ilmestyy noin neljä kertaa vuodessa.