Keravan kaupunki hyödynsi yhteistyön voimaa uusiessaan verkkosivustonsa. Uudistukseen osallistuivat kumppanit, kaupunkilaiset ja työntekijät. Uudistustyö alkoi syksyllä 2021, ja uusi sivusto oli valmis reilu vuosi aloituksen jälkeen.
Keravan kaupungilla ulkopuolisina pääkumppaneina olivat määrittely- ja kilpailutusvaiheessaNorth Patrol, visualisessa suunnittelussa Ellun Kanat ja toteutuksessa Geniem. ”Työnjako eri kumppaneiden kanssa toimi hyvin”, summaa Keravan verkkosivu-uudistuksen projektipäällikkö Veera Törrönen.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Uudistystyö käynnistyi vaatimusmäärittelyprojektilla North Patrolin kanssa syksyllä 2021. Projekti kattoi konseptin kirkastuksen, sisältöjen hahmotuksen, teknologiavaihtoehtojen tarkastelun, uudistusprojektin hankkeistuksen ja vaatimusmäärittelyn laatimisen. Vaatimusmäärittely toimi ohjenuorana koko toteutusprojektin ajan.
Veera kiittelee huolella tehtyä vaatimusmäärittelyä. ”Koska määrittelyssä oli kuvattu tavoitteet, kohderyhmät ja toiminnallisuudet, siihen pystyi nojaamaan myös siinä vaiheessa, kun eri puolilta organisaatiota nousi matkan varrella erilaisia, uusia vaatimuksia.”
Projektin alkuvaiheessa yhteistyökumppanina visuaalisessa suunnittelussa oli Ellun Kanat, joka loi Keravan kaupungille laajemminkin visuaalisen ilmeen ja sovelsi sitä verkkosivuston tarpeisiin muun muassa verkkosivustolayouteihin.
Kerava.fi:n visuaalisen suunnittelun teki Ellun Kanat, jolta tuli myös verkkosivustolayoutit.
Kokenut toteuttaja
North Patrol avusti vielä loppuvuonna 2021 Keravaa sopivimman toteuttajan löytämiseksi. Kilpailutuksen jälkeen kumppaniksi valikoitu Geniem. Kapula vaihtui North Patrolilta Geniemille vaatimusmäärittelyn muodossa.
”Toteutustyön alussa vaatimusmäärittely käytiin kohta kohdalta läpi ja tarkennettiin vaatimuksia tarpeen mukaan. Alkuperäiseen suunnitelmaan tuli vain vähän muutoksia. Geniem on kokenut kuntasivustojen tekijä, joten saimme siltä vinkkejä lopulliseen toteutukseen.”
Kun vuoden 2022 lopussa suomenkieliset sisällöt olivat valmiina, Kerava teetti Newelolla sivustolle saavutettavuusauditoinnin. Auditoinnin tulokset ilahduttivat projektiryhmää: saavutettavuus oli hyvällä tasolla niin teknisesti kuin sisällöllisesti. Veera suositteleekin saavutettavuusauditointia ulkopuolisella asiantuntijalla, joka havaitsee helpommin parannusta kaipaavat asiat. Samalla he saivat paljon hyviä vinkkejä saavutettavuuden edistämiseksi myös jatkossa.
Kaupunkilaiset osallistettiin betavaiheessa
Kerava halusi osallistaa kaupunkilaiset uuden sivuston tekoon avaamalla sivuston beta-versiona lokakuussa 2022. Sisäiset ja ulkoiset käyttäjät antoivat keskeneräiselle sivustolle kuukauden ajan palautetta Webropol-kyselyn avulla.
”Palautetta ei tullut paljon, mutta se oli sitäkin hyödyllisempää. Sisältöjä täydennettiin, ja saatiin vahvistusta siitä, että valittu suunta on oikea. Kun beta-vaihe oli ohi, sivusto laitettiin jälleen ulkopuolisilta kiinni ja työ sisältöjen kanssa jatkui loppuvuoden.”
Kaikki ylläpitäjät koulutettiin
Uudistuksen projektiryhmän ytimen muodosti asiantuntijat viestinnästä ja tietohallinnosta. Toimialoilta osallistuttiin itse sisällön suunnitteluun ja tekemiseen. Sisällöntuotto on Keravalla hajautettu, joten organisointuminen laajan ylläpitäjäjoukon kanssa oli tärkeää ja sisältötyön ohjaaminen vaati paneutumista.
Uuden julkaisualustan lisäksi, uusi sivusto vaati ajatusmaailman kääntämistä: sivustoa tehtiin nyt käyttäjälähtöisesti huomioiden käyttäjien monimuotoisuus. ”Jokaisen sisällöntuottajan tuli ymmärtää, kenelle sisältöä oikein tehdään. Tämä varmistettiin sillä, että kaikkien sisällöntuottajien piti osallistua ylläpito- ja saavutettavuuskoulutuksiin.”
”WordPress ei ole teknisesti vaikea ylläpitää. Ylläpitäjiltä tulikin SharePointin jälkeen kiittävää palautetta ylläpidon helppoudesta verrattuna vanhaan järjestelmään. Mutta se, että tekstit ovat selkeitä ja saavutettavia, vaatii koulutusta. Koulutus kannattaa tosin pitää vasta sitten, kun sisältöä pääsee päivittämään. Jos opin saa liian aikaisin, sen ehtii unohtaa ennen kuin pääsee tosi toimiin.”
Kouluja varten luotiin oma sivumalli, jotta niitä on selkeä käyttää ja ylläpitää.
Onnistunut lopputulos
Keravan verkkosivustouudistus oli onnistunut. Työskentely oli tehokasta ja sitoutunutta sekä kaikessa tekemisessä oli selkeä vastuujako sisäisesti ja kumppaneiden kanssa. Esimerkiksi toteutusvaiheen alussa sovittiin täsmällisesti, ketkä ovat yhteydessä toisiinsa ja miten.
Uusi verkkosivusto on otettu hyvin vastaan. Sisäisesti on kiitelty julkaisujärjestelmän helppoutta ja ulkoisesti mobiilikäyttöisyyttä. Uutta sivustoa on pidetty raikkaana ja selkeänä.
Verkkosivustouudistuksessa päästiin tavoitteisiin, ja uusi julkaisualusta on vastannut Keravan kaupungin tarpeisiin. ”Käyttäjälähtöisyys oli uudistuksessa keskeistä: rakenne muodostettiin käyttäjien näkökulmasta, satsattiin saavutettavuuteen, varmistettiin mobiilikäyttö ja huomioitiin myös vieraskieliset sivuston käyttäjät”, iloitsee Veera.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.
Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.
Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.
Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.
Autamme laajojen tietosivustojen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Muotoilemme konseptin, tietorakenteet, käyttökokemuksen ja toiminnot hyötypalveluksi, jota on miellyttävä käyttää, helppoa ylläpitää ja kustannustehokasta kehittää koko elinkaarensa ajan.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.
