Nämä ovat North Patrolin kymmenen käskyä, jotka kuvaavat meidän kilpailutuksiemme yleisiä ja toistuvia periaatteita. Periaatteet on pyritty kuvaamaan mahdollisimman konkreettisina, silläkin uhalla, että nämä tulkitaan absoluuttisina sääntöinä. Kilpailutuskonsultteina autamme asiakkaitamme kuitenkin hyvin monenlaisissa projekteissa, ja olennainen osa työtämme on kilpailutustapojen järkevä soveltaminen tilanteen mukaan.

North Patrol auttaa asiakkaita vaativien verkkopalvelu- ja verkkokauppauudistuksien suunnittelussa, teknologiavalinnoissa ja kilpailutuksissa. Nämä periaatteet ovat syntyneet toteuttamiemme (satojen) kilpailutuksien kokemuksesta.

Periaate #1: Arvioi kokonaishintaa.

Hintaa pitää arvioida, mutta nyrkkisääntönä voi pitää korkeintaan 30% painoarvoa. Hinnan järkevä, ja kohtuullisen yksiselitteinen vertailu on olennaista aina kun ostetaan jokseenkin kertaluonteista kehitysprojektia.

Eri teknologioiden väliset erot ovat helposti satoja tuhansia euroja isoissa projekteissa, ja etenkin kun lasketaan kustannuksia usealle vuodelle. Myös räätälinä koodaavien tiimien välillä on suuria eroja, ja vaikka ennakkoarviot eivät ole absoluuttisen tarkkoja, niin kokeneet tiimit kyllä pystyvät suuntaa-antaviin arvioihin vaativistakin projekteista.

Lopullista päätöstä ei kannata kuitenkaan tehdä liikaa hinnan ohjaamana, koska tällöin altistutaan aina saalistushinnoittelun riskille. North Patrolin kokemuksen mukaan 30%-painotus on vaativissa tietojärjestelmähankkeissa hyvä kompromissi, joka tuottaa kustannustietoisellekin asiakkaalle hyviä tuloksia.

Periaate #2: Kuvaa tärkeimmät vaatimukset yhtenäisenä kertomuksena.

Vaatimukset pitää kuvata, mutta loputtomat excel-listat pitäisi jo unohtaa. Hyvä hankinnan kuvaus keskittyy ensimmäisen vaiheen kokonaisuuden yksiselitteiseen, mutta toteutustavoiltaan joustavaan kuvaukseen.

Tämä on olennaista myös ketterissä projekteissa, koska jostain pitää ponnistaa ja jostain pitää saada viitekuvaus hinnoittelulle. North Patrolilla tämä tarkoittaa yleensä 15-30 sivun Word-dokumenttia, joka kiteyttää konseptin ja keskeiset toiminnallisuudet sekä tunnistetut integraatiot. Muutkin tavat kelpaavat.

Olennaista on, että dokumentista välittyy kuva kokonaisuudesta ja palvelusta, jolla on selkeä tehtävä. Kokeneen ostajan ammattitaitoa on tunnistaa ne vaatimukset, joiden kuvaamiseen kannattaa panostaa. Kaikkea ei tarvitse kuvata, ja usein suurin osa ’tiedoksi’-tyyppisestä liitemateriaalista kannattaa jättää kokonaan pois kilpailutuspaketista.

Periaate #3: Valitse hinnoittelumalli projektin laajuuden mukaan.

Jos tiedät mitä haluat, ja projektisi on kokoluokaltaan alle 200 000 euroa, todennäköisesti voit ostaa projektin kiinteähintaisesti, jos valmistelet hankinnan hyvin.

Kiinteähintaisuus ei tänä päivänä myöskään automaattisesti tarkoita pelättyä vesiputousmallia, mutta toki kiinteähintaisessa mallissa matkan varrella tulevia muutoksia ei automaattisesti ja välittömästi oteta huomioon.

Jos haluat enemmän joustavuutta projektiin, niin tavoitehintaisuus on North Patrolin usein suosittelema malli. Tämä antaa joustavuutta asiakkaallekin, ja mahdollistaa ketterät menetelmät jopa täyspainoisesti – mutta varmistaa sen, että tiimillä on yhteinen tavoite keskittyä projektin valmistumiseen, ei täydellisen tietojärjestelmän tekemiseen.

Alle 100 000 euron projektit yleensä kannattaa joka tapauksessa valmistella hyvin, ja ostaa kiinteähintaisesti, koska näin vähentää olennaisesti kustannusriskejä ja todennäköisesti tulee valinneeksi alueeseen aidosti erikoistuneen toteuttajan.

Vasta varmuudella yli 300 000 euron kokonaisuuksissa kannattaa alusta alkaen tähdätä tavoitehintaisiin malleihin tai puitesopimusjärjestelyihin.

Periaate #4: Valitse teknologia ennakkoon aina kun mahdollista.

Tuote/teknologia kannattaa valita ennakkoon aina kun se on mahdollista. Hyvän kumppanin ja osaavan tiimin löytäminen on jo riittävän haasteellinen tehtävä kilpailutukselle.

Yhdistetyt teknologia&kumppani-kilpailutukset ovat aina työläämpiä kaikille osapuolille, ja lähes aina suosivat joitakin teknologioita. Lisäksi yhdistelmämalli altistaa saalistushinnoittelulle, jossa jokin kandidaatti pyrkii erittäin halvalla projektihinnoittelulla lukitsemaan asiakkaan edustamaansa tuotteeseen. Siksi suosimme teknologian ennakkovalintaa aina kun se on mahdollista, koska näin vähennetään riskejä sekä saadaan parempia kilpailutuksia, joissa eri toimittajien vahvuudet pääsevat paremmin esiin.

Periaate #5: Arvioi ja pisteytä laatua ratkaisukuvauksien kautta.

Hyvän kumppanin valinnassa ratkaisevaa on tunnistaa oman projektin tai palvelukehityksen kannalta ratkaisevat, tärkeät osa-alueet. Kokemus ja ymmärrys ja lähestymistapa näihin alueisiin tulisi olla ohjaava tekijä kumppanin valinnassa.

Verkkokauppaprojektissa tämä voi tarkoittaa vaikka integraatiokokemusta, isossa verkkosivustohankkeessa keskeiset osa-alueet voivat liittyä vaikka monikielisyyden toteutukseen. Olennaista on tunnistaa omat erityisalueet ja keskittää arviointi näihin. Näistä tunnistetuista avainalueista tulee kysyä relevantteja kysymyksiä tarjouspyynnön osana. Parhaimmilllaan nämä avainalueet tulevat esiin myös pisteytettävissä ratkaisukuvauksissa.

Olennaista on, että niin kysymykset kuin ratkaisukuvaukset pisteytetään useiden asiantuntijoiden toimesta, ja näillä pisteytyksillä on huomattava painoarvo lopullisessa kumppanivalinnassa.

Periaate #6: Älä tee liian työläitä tarjouspyyntöjä.

Tarjouskilpailuun osallistuminen ei tulisi olla liian työlästä osallistujille. Työläät kilpailutukset suosivat aina isoja toimittajia, ja jos isoja toimittajia halutaan tietoisesti suosia, niin tähän on muitakin keinoja.

Jos taas kyse on todella isosta kokonaisuudesta, jota ei voi pilkkoa, niin kilpailutusta tulee vaiheistaa siten että työmäärät kasvavat vasta kilpailutusprosessin myöhemmissä vaiheissa kun mukana on enää rajattu joukko osallistujia.

Kilpailutuksen työläys tulisi aina olla järkevässä suhteessa kohteena olevan projektin ja kumppanuuden laajuuteen.

Periaate #7: Arvosta julkisia referenssitarinoita.

Julkiset referenssit ovat tärkein yksittäinen asia kun osallistujia esikarsitaan ns. ’shortlist-vaiheessa’. Julkiset referenssit edellyttävät, että asiakkaat ovat olleet niin tyytyväisiä yhteistyöhön, että antavat referenssiluvan projektille.

Kärjistäen: Kaikilla on huikeita referenssejä silloin kun syödään pullaa neukkarissa, mutta vain osalla firmoista nämä samat, huikeat saavutukset päätyvät julkisiksi referenssitarinoiksi. Tähän on syynsä. Julkiset referenssit ovat helpoin ja varmin tapa erotella jyvät akanoista.

Periaate #8: Arvioi asiakastyytyväisyyttä.

Julkisten referenssien jälkeen toinen tärkeä tietolähde kumppaneiden arvioinnissa ovat kumppaneiden nykyisten asiakkaiden palautteet. Asiakastyytyväisyyttä kannattaakin pisteyttää aina kun mahdollista vaikka sen toteutus onkin melko työlästä (strukturoidut puhelinhaastattelut ovat North Patrolin suosittelema menetelmä).

Ratkaisukuvauksien rinnalla asiakastyytyväisyyden pisteytys muodostaa erittäin tehokkaan laadullisen arviointikehyksen myös julkisiin hankintoihin.

Periaate #9: Pilko isot kokonaisuudet pieniksi projekteiksi.

Isot projektit kannattaa pilkkoa pienemmiksi kokonaisuuksiksi. Aina kun budjettiarviot alkavat olla yli 300 000 euron luokkaa, niin projektinhallinnalliset riskit kasvavat merkittävästi – riippumatta työmenetelmistä. Täten kannattaa aina pyrkiä niin pieniin ja selkeisiin kokonaisuuksiin kuin mahdollista.

Tämä on yleensä järkevää liiketoiminnan kannalta sekä teknisten ratkaisujen näkökulmasta. Voisi jopa sanoa, että hankintakonsultin äärimmäinen ketteryys on asioiden pilkkomista niin selkeiksi ja hallittaviksi palasiksi että ketteriä menetelmiä ei ole välttämätöntä soveltaa (tämä ei toki tarkoita etteikö niitä kannattaisi moniin tehtäviin soveltaa).

Periaate #10: Kilpailutuskonsultti ei päätä kuka voittaa.

Kilpailutuskonsulttien tehtävä ei ole päättää kuka voittaa. Kilpailutuskonsultin tehtävä on fasilitoida tehokas prosessi, jonka lopputuloksena finaalivaiheessa asiakkaalla on 2-3 erittäin hyvää kandidaattia, jotka kaikki ymmärtävät asiakkaan haasteet ja olisivat loistavia kumppaneita usean vuoden pituiseen kumppanuussuhteeseen.